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Ferramentas para avaliação e melhoria de processos: o trio que vai te ajudar a solucionar seus problemas de negócio

By 1 de agosto de 2019 No Comments
Ferramentas para avaliação e melhoria de processos

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Um bom gestor deve estar sempre em busca de melhorar os processos de seu setor a fim de contribuir para os resultados da organização como um todo.

Mas como detectar os processos que precisam de melhorias? Além disso, como descobrir exatamente o que precisa ser melhorado?

Com isso em mente, separamos aqui as 3 melhores ferramentas para avaliação e melhoria de processos que você pode implementar na sua empresa e impulsionar o seu desempenho.

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3 ferramentas para avaliação e melhoria de processos

1 – DMAIC

DMAIC é um método bastante eficaz no gerenciamento estruturado de mudanças. Por meio das cinco etapas do DMAIC, as ações são orientadas por dados concretos, o que ajuda a garantir que a avaliação e a melhoria dos processos sejam feitas da melhor maneira possível.

Dentre as principais vantagens dessa ferramenta, podemos citar:

  • Melhoria contínua dos processos;
  • Promoção de uma gestão de qualidade na empresa;
  • Aprimoramento das rotinas de trabalho;
  • Melhoria na qualidade dos produtos e serviços
  • Otimização dos recursos disponíveis;
  • Aumento da produtividade.

1 – Definir (Define)

Definição dos problemas que precisam ser solucionados, dos objetivos que se pretende alcançar e dos responsáveis pelo projeto. Nessa etapa, procure identificar tudo aquilo que você quer melhorar na sua empresa ou no seu departamento e foque naquilo que for mais relevante e viável.

2 – Mensurar (Measure)

Na segunda etapa do DMAIC, documenta-se todos os processos e se estabelece uma linha de base com o objetivo de quantificar os problemas que você definiu na fase anterior.

Assim, você terá uma noção melhor do seu atual cenário e estabelecer quais serão os seus parâmetros de melhoria.

3 – Analisar (Analyse)

Na fase de análise, procura-se encontrar e validar as causas dos problemas. Dessa forma, fica mais fácil saber em que pontos se deve contra-atacar e identificar oportunidades de melhoria.

4 – Melhorar (Improve)

Depois de apontar os problemas, dimensioná-los e compreender sua causa-raiz, é hora de avaliar soluções e começar a implementá-las. Procure realizar testes para saber quais das possíveis soluções seriam mais efetivas.

5 – Controlar (Control)

Nesta última etapa, é feito o trabalho de monitoramento para garantir que as soluções implementadas estão, de fato, resolvendo os problemas apontados ou se há necessidade de ajustes.

Saiba mais: O que é DMAIC: o método ideal para solucionar problemas e promover a melhoria contínua

Veja esta representação da ferramenta DMAIC:

ferramentas para avaliação e melhoria de processos

Fonte: Siteware

2 – Ciclo PDCA

O segundo item da nossa lista de melhores ferramentas para avaliação e melhoria de processos é a abordagem PDCA, bastante comum dentro das maiores organizações de sucessos.

Essa metodologia divide-se em 4 etapas que têm como objetivo promover a melhoria contínua dos processos: Planejar (Plan), Desenvolver (Do), Conferir (Check), Ajustar (Adjust).

1 – Planejar

Nesta primeira etapa do método PDCA, ficam estabelecidos os objetivos e os procedimentos necessários para que se chegue ao resultado pretendido. Além disso, é preciso definir as pessoas envolvidas nesse planejamento.

2 – Desenvolver

Com o planejamento feito, é hora de colocar o plano de ação em prática, evitando desvios de percurso. Por isso, procure treinar toda a equipe a fim de garantir que eles estejam comprometidos e cientes do papel de cada um deles no projeto em questão.

Se a prática estiver muito diferente da teoria, é sinal de que você precisa voltar para a Etapa 1 (Plan) e fazer os ajustes necessários.

3 – Conferir

Esta etapa é o momento de checar se os resultados obtidos conferem com as expectativas estabelecidas na etapa de planejamento.

O objetivo é encontrar lacunas que podem ser resolvidas em um futuro ciclo, identificar oportunidades de melhoria e avaliar o trabalho como um todo.

4 – Ajustar

Na etapa de ajuste, se todas as metas estabelecidas tiverem sido atingidas, o plano de ação é então adotado como padrão. Mas se certas coisas não saíram conforme o planejado, deve-se fazer os ajuste a fim de corrigir os pontos que te impediram de chegar aos objetivos estabelecidos.

A partir da análise completa dos dados, você corrigirá falhas e implementará as melhorias mais imediatas.

Por fim, o Ciclo PDCA se repete para que melhorias adicionais possam ser alcançadas.

Leia mais: Vantagens do Ciclo PDCA: veja como ele otimiza a qualidade da sua empresa

Quer entender ainda melhor o ciclo PDCA? Então, confira este vídeo da Resultar:

3 – Kanban

Encerrando a nossa tríade de ferramentas para avaliação e melhoria de processos, temos o método Kanban.

Criado pela Toyota na década de 1960, o Kanban é uma ferramenta de gestão visual. Assim, ela serve para registrar ações e tem como objetivo melhorar a produtividade, otimizar processos e garantir a execução eficiente de tarefas e a entrega de demandas.

No Kanban, cartões coloridos (post-its) são colocados em uma mural dividido em três categorias:

  • Tarefas a serem feitas (to do)
  • Tarefas que estão sendo feitas (doing)
  • Tarefas já concluídas (done)

Com esse método japonês, as tarefas são desenvolvidas e entregues simulando a mesma dinâmica de uma linha de produção.

Mas a visualização do Kanban pode ser benéfica para qualquer processo no qual o trabalho possa se mover de um estágio evolutivo para outro.

Confira alguns softwares de Kanban que você pode utilizar:

Agora que você já conhece as 3 melhores ferramentas para avaliação e melhoria de processos, que tal colocá-las em prática na sua empresa?

Leia mais: Como organizar suas tarefas diárias? Veja um passo a passo simples e objetivo

A Setting é uma consultoria de gestão empresarial que foca em geração de valor e resultados, tomando decisões baseadas em fatos. Assim, consegue promover a melhoria dos processos em seu negócio, para que sua empresa atinja os objetivos que deseja.

Para isso, faz um diagnóstico completo de sua empresa. Quer saber como funciona esse serviço? Então, baixe nosso e-book gratuito: Por dentro do diagnóstico empresarial

Jorge Secaf Neto

Author Jorge Secaf Neto

Sócio fundador da Setting Consultoria e Gestão Empresarial e Conselheiro Certificado IBGC, atua como Conselheiro, Consultor Sênior ou assume responsabilidade executiva (interim manager) em organizações que buscam transformação. Graduado em engenharia civil (Mackenzie), pós-graduado em engenharia de produção (Politécnica), possui formação executiva por meio de cursos de longa duração em instituições de renome no Brasil e no exterior (Fundação Dom Cabral; Kellogg; INSEAD; Harvard). Atuou como examinador do Prêmio Nacional da Qualidade por 10 ciclos e tem seus principais interesses acadêmicos e profissionais vinculados à educação executiva e à busca pela excelência em governança e gestão organizacional.

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