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Otimização de processos: guia definitivo para tornar os processos mais eficientes e melhorar resultados

By 14 de setembro de 2020 No Comments
Otimização de processos

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Toda empresa funciona a partir de processos. Independentemente do produto ou do serviço comercializado ou do tamanho da empresa, são os processos que fazem girar as engrenagens e transformar recursos em valor para os clientes finais.

Trata-se de um conjunto de tarefas e atividades que são executadas a fim de atingir um propósito.

  • Por exemplo: existe todo um processo que envolve a entrega de uma mercadoria até o cliente. Do recebimento do pedido pelo site do e-commerce, passando pela preparação até o envio do produto, várias ações são necessárias para que o resultado final (a entrega) seja concretizado. Juntas, essas ações formam um processo.

Por isso, buscar a otimização dos processos de um modelo de negócio é essencial para que a organização consiga se desenvolver de maneira sustentável e entregar mais valor para os clientes.

Tendo isso em vista, elaboramos aqui um guia completo para que você possa entender melhor o que é e qual é a importância de otimizar os processos da sua empresa.

Nas próximas linhas, vamos mostrar também um passo a passo de como realizar um projeto de otimização de processos:

  1. Identificação dos processos;
  2. Mapeamento e modelagem dos processos;
  3. Redesenho dos processos;
  4. Implementação do processo otimizado;
  5. Monitoramento dos processos e melhoria.

Além disso, você vai conferir algumas dicas de ferramentas de otimização de processos para usar no seu negócio, tais como:

  1. Matriz SIPOC;
  2. Matriz GUT;
  3. Kanban do Pipefy;
  4. Ciclo PDCA.

Leia também: Ferramentas para avaliação e melhoria de processos: o trio que vai te ajudar a solucionar seus problemas de negócio

O que é otimização de processos?

Otimizar processos empresariais significa torná-los mais ágeis e eficientes a partir do uso inteligente dos recursos disponíveis. É saber identificar gargalos, falhas e limitações e fazer as correções necessárias. É conseguir organizar os fluxos de trabalho e estruturar as etapas de modo a favorecer todos os envolvidos, inclusive os clientes.

Conforme já adiantamos na introdução deste guia, um processo é um conjunto de tarefas e atividades interligadas e que, à medida em que são concluídas, levam a objetivos específicos.

Para que um empresa possa operar suas engrenagens, ela precisa executar diferentes tipos de processos. Dessa forma, a otimização desses processos organizacionais é indispensável para que a empresa consiga funcionar de maneira mais sustentável.

Leia também: Ciclo de gerenciamento de processos: o que é, como funciona e quais benefícios esse método pode trazer para o seu negócio

Quais são os benefícios da otimização de processos?

Os benefícios da otimização de processos são vários. Separamos aqui os principais para que você possa entender a importância disso para o seu negócio.

O primeiro benefícios que vale a pena ser mencionado se refere à redução de custos operacionais. Com a otimização de processos, é possível identificar falhas processuais e estancar gargalos que impactam direta ou indiretamente o caixa da empresa.

Aliás, a otimização de processos também beneficia a qualidade final dos produtos ou serviços que a empresa comercializa. Como consequência, os clientes ficam mais satisfeitos e tendem a se fidelizar.

A produtividade das equipes também é impactada positivamente, pois há um melhor alinhamento de expectativas e clareza sobre o papel de cada colaborador nos processos em questão.

A otimização permite também alinhar os processos empresariais com os objetivos estratégicos da organização, o que potencializa os resultados de longo prazo.

Passo a passo: como fazer a otimização de processos na sua empresa?

Bom, agora que você já sabe o que é e quais os benefícios da otimização de processos, confira agora no nosso guia um passo a passo descomplicado de como fazer um projeto de otimização de processos.

Passo 1 – Identificação dos processos

O primeiro passo para otimização consiste em identificar que processos você deseja, de fato, otimizar.

Busque focar naqueles mais diretamente relacionados à geração de valor para o cliente.

Você pode, por exemplo, identificar os processos de vendas e de atendimento como os que mais merecem ser otimizados no momento, tudo vai depender das características do seu negócio.

Peter Drucker desenvolveu uma metodologia de identificação de processos baseada em algumas perguntas, veja como funciona:

Modelagem de processos de negócio

Passo 2 – Mapeamento e modelagem dos processos

Após identificar que processos você quer otimizar na sua empresa, o próximo passo é o mapeamento e modelagem de tais processos.

Nesta etapa, você deverá detalhar cada etapa dos processos escolhidos. A intenção é que se consiga ter uma visão clara de como os processos se dão atualmente.

Dessa forma, fica mais fácil analisar os pontos fortes e as fragilidades de cada um dos processos.

Você tem a opção de recorrer a um diagrama para fazer a modelagem. Isso vai facilitar a visualização de todo o fluxo do processo.

Veja mais: Modelagem de processos de negócio: o que é, como fazer e principais benefícios para a sua empresa

Passo 3 – Redesenho dos processos

Terminado o mapeamento e modelagem dos processos, é hora de redesenhá-los. Com base nas fragilidades e oportunidades de melhoria identificadas na etapa anterior, você deverá reestruturar os processos.

Coloque no papel as alterações a serem feitas, como a ordem das tarefas e os seus respectivos responsáveis.

Para o redesenho, conte com a colaboração dos profissionais diretamente envolvidos nos processos.

Veja também: Redesenho de processos organizacionais: como saber se chegou a hora de mudar

Passo 4 – Implementação do processo otimizado

Após fazer as alterações necessárias para otimizar o processo, é necessário fazer a sua implementação.

Nesta etapa, deve-se colocar em prática o seu redesenho. Para facilitar a adesão dos colaboradores aos novos fluxos de trabalho, faça essa transição aos poucos.

Se possível, promova treinamentos para ensinar como as coisas serão daqui pra frente e esclarecer dúvidas.

Comunique as mudanças também por meio de estratégias de endomarketing.

Leia mais: Exemplo de plano de melhoria de processos em 7 passos práticos e objetivos

Passo 5 – Monitoramento dos processos e melhoria

A última etapa da otimização de processos é o monitoramento. É importante que você acompanhe o andamento dos processos redesenhados a fim de garantir que eles fluam de acordo com o esperado.

Caso ocorra qualquer tipo de desvio, será possível fazer as correções necessárias com agilidade antes que problemas maiores possam surgir. Para isso, faça uso de indicadores-chave de desempenho.

Confira também em nosso blog: Dashboard para empresas: o que é e 4 exemplos para se inspirar

Se você está procurando mais algumas dicas de como mapear e otimizar processos, então, confira este vídeo da CAE treinamentos:

4 ferramentas de otimização de processos

Na hora de colocar em prática o passo a passo que acabamos de mostrar, algumas ferramentas de otimização de processos podem ser bastante úteis.

Veja a seguir 4 dicas que separamos para você.

1 – Matriz SIPOC

A matriz SIPOC (Supplier Input Process Output Customer) pode te ajudar muito na etapa de mapeamento dos processos da sua empresa.

Por meio dessa ferramenta, você consegue fazer uma análise em detalhes das entradas e das saídas de cada processo que você deseja otimizar.

Para construir a sua matriz SIPOC, é necessário responder as seguintes perguntas:

  • Quais são as entradas (Input) do processo?
  • Quem fornece os insumos (Supplier) para o processo em questão?
  • Quais são as etapas do processo (Process)?
  • Quais são as saídas (Output) do processo?
  • Quem são as pessoas (Customer) que recebem as saídas?

DICA: Mapa de processos: o que é, para que serve, como fazer e 3 modelos para se inspirar

2 – Matriz GUT

Outra matriz que também pode ser uma grande aliada da otimização de processos é a GUT.

O objetivo dessa ferramenta é te ajudar a estabelecer prioridades a partir dos critérios:

  • Gravidade;
  • Urgência;
  • Tendência.

Para que você consiga definir quais processos são mais importantes, atribua a cada um deles uma nota de 1 a 5 em cada um dos três critérios supracitados.

Feito isso, some todas notas e elenque os processos começando com os de maior pontuação  e seguindo até o de menor.

3 – Kanban do Pipefy

O Kanban é um método de gestão criado pela fabricante de automóveis Toyota na década de 1960.

Basicamente, esse método consiste em um esquema visual no qual as atividades de um processo são separadas em três etapas:

  • A fazer;
  • Fazendo;
  • Concluídas.

Mas você pode incluir outras etapas nesse esquema, pra retratar com mais proximidade o seu processo. As atividades mudam de uma etapa para outra à medida em que sua execução vai evoluindo.

Existem diversas ferramentas de Kanban que você pode utilizar para a otimização de processos. Nós da Setting gostamos de indicar o Pipefy.

Trata-se de uma plataforma na qual todos os envolvidos no processo podem ter acesso e atualizar o status de cada atividade, de forma intuitiva e com uma interface bastante amigável.

Com o Pipefy, é possível ser mais transparente na gestão de processos e melhorar significativamente a produtividade das equipes.

A plataforma também favorece a comunicação interna e a eficiência dos fluxos de trabalho. Além disso, é possível acompanhar o desempenho de todos os envolvidos em tempo real.

Leia também: 10 Ferramentas de gestão de projetos que vão integrar sua equipe e trazer resultados

Se você quer conhecer melhor essa ferramenta, então dá um play no vídeo abaixo e conheça mais sobre o Kanban do Pipefy:

4 – Ciclo PDCA

Encerrando as nossas dicas de ferramentas de otimização de processos, temos aqui o ciclo PDCA. Muitas empresas utilizam essa ferramenta para promover a melhoria contínua de seus processos.

Basicamente, o ciclo PDCA funciona em 4 etapas:

  • Planejar;
  • Desenvolver;
  • Conferir;
  • Ajustar.

Na primeira etapa, é feito o planejamento das ações e definição dos objetivos. Na etapa seguinte, o plano é implementado e colocado em prática.

Já na terceira etapa, os resultados obtidos são avaliados na intenção de conferir se não há desvios e identificar oportunidades de melhoria. Por fim, na última etapa são feitos os ajustes necessários para garantir que as metas e objetivos do processos sejam alcançados.

Veja mais detalhes sobre o Ciclo PDCA neste vídeo da Siteware:

DMAIC é outra ferramenta muito utilizada na otimização de processos, por que você não lê este post para saber mais sobre ela?

Consultoria para otimização de processos: vale mesmo a pena?

Dependendo do tamanho da sua empresa e do grau de complexidade dos seus processos, a ajuda de profissionais especializado pode sim ser um bom investimento a se fazer.

Ao contratar uma consultoria para otimização de processos, você poderá contar com a perspectiva de quem está de fora e, por isso, consegue ter uma visão mais imparcial sobre as mudanças que precisam ser feitas.

Uma consultoria vai te ajudar a fazer um diagnóstico completo dos seus processos e formular melhores estratégias.

Bom, o que achou do nosso guia? Agora que você já sabe mais sobre esse assunto, coloque em prática nossas recomendações e promova a otimização dos seus processos organizacionais.

Veja um resumo da otimização de processos neste infográfico:

otimização de processos

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A Setting é uma empresa de consultoria que usa uma metodologia sistêmica, tomando decisões baseadas em fatos, por isso, entrega valor e atinge resultados.

Com foco no cliente, na excelência e na troca transparente de conhecimento e, dessa forma, ajuda sua empresa a entender suas forças e fraquezas para definir as melhores estratégias empresariais.

A criação de um escritório de gestão pode ter papel determinante na otimização de processos, por isso, baixe nosso e-book gratuito para saber mais sobre esse tema: Conheça os benefícios do Escritório de Gestão e como ele pode melhorar os resultados do seu negócio

Vera Maria Stuart Secaf

Author Vera Maria Stuart Secaf

Sócia e Consultora sênior, atua há mais de 20 anos na gestão em organizações de diversos portes e setores. Ministrou aulas nos cursos de pós graduação da FUPAM, FEA/USP, FGV in Company e ANBIMA. Vera é administradora de empresas com MBA na Fundação Dom Cabral e Kellogg e Master em Governança na Nova Economia pelo GoNew Economy.

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