Segundo dados da ABPM, 58% das empresas que usam a modelagem de processos de negócios conseguem padronizá-los e 41% delas fazem isso atingindo maior eficiência.
Você já ouviu falar em modelagem de processos de negócio?
Cada vez mais as empresas estão apostando nessa prática com o objetivo de entender, otimizar e comunicar seus processos internos, garantindo, assim, maior eficiência na gestão e entregando mais valor para os clientes.
Neste artigo, vamos explicar o que é essa modelagem, como ela funciona e quais as técnicas de modelagem de processos de negócio e os softwares mais utilizados. Por isso, continue a leitura para conferir também as principais vantagens que essa prática pode trazer para o seu negócio.
O que é modelagem de processos de negócio?
Um processo pode ser definido como um conjunto de atividades que se relacionam entre si e que fluem em direção a um objetivo específico.
O processo de entrega de mercadorias, por exemplo, é composto por diferentes atividades (recebimento do pedido, pagamento, confecção, transporte etc.) que têm como fim fazer com que o produto chegue às mãos do cliente.
Tendo isso em vista, a modelagem surge como uma maneira de detalhar todas as etapas de um processo de negócio. Dessa forma, podemos dizer que ela é uma representação completa de tudo o que envolve determinado processo.
Na modelagem de processos de negócio, identificam-se cada uma das atividades que serão executadas, além disso, identificam-se os responsáveis por elas, os recursos disponíveis e a maneira de realizar cada tarefa.
Trata-se de uma prática que permite documentar, visualizar e entender melhor o processo como um todo.
A modelagem pode ser feita, por exemplo, através de um diagrama, mostrando visualmente como o processo se dá de ponta a ponta. A intenção é proporcionar um conhecimento mais aprofundado sobre o processo e suas possibilidades.
Portanto, trata-se de uma ferramenta fundamental para quem busca eficiência e eficácia em seu negócio.
Saiba mais: Veja como criar processos em uma empresa e atingir os melhores resultados
6 etapas da modelagem de processos de negócio
Se você não sabe como fazer a modelagem de processos, então confira este passo a passo resumido que criamos. Dessa forma, ficará muito mais fácil modelar os processos de negócios em sua empresa.
1 – Planejamento e alinhamento das estratégias
Nesta primeira etapa, procura-se promover a sintonia entre o planejamento estratégico da empresa, seus processos e sua cadeia de valor.
Para isso, é necessário identificar os processos primários e verificar de que maneira eles encontram-se alinhados às estratégias organizacionais.
Entenda: Cadeia de valor e cadeia de suprimentos: abordagem inicial
2 – Análise dos processos
Após identificar os processos, é hora de analisá-los. Nesta etapa, você deverá observar como eles são executados atualmente.
A intenção aqui é obter um retrato desses processos e descobrir o que pode ser melhorado.
3 – Modelagem dos processos
Com base nos pontos levantados na etapa anterior, será preciso agora criar um novo modelo para o processo em questão.
Assim, inclua as melhorias necessárias e faça simulações e projeções de cenários.
Saiba mais: Exemplos de mapeamento de processos organizacionais: confira 4 fluxogramas prontos
4 – Implementação dos processos
Após a análise e modelagem de processos, a implementação é a etapa em que você coloca em prática o novo modelo de processo por meio de um fluxo de trabalho.
5 – Monitoramento dos processos
Nesta etapa, deve-se monitorar o andamento dos processos a fim de garantir que eles estão sendo executados corretamente. Para isso, os indicadores de desempenho são ferramentas muito úteis, pois permitem identificar se os resultados estão de acordo com o esperado.
Você sabe o que são indicadores de desempenho? Então, confira: O que são indicadores de desempenho de processos e 5 exemplos dos mais importantes
6 – Melhoria contínua
Na última etapa, são feitos os ajustes necessários com base nos resultados apresentados pelos indicadores de desempenho.
O objetivo é promover a melhoria contínua dos processos. Assim, todos os processos que mostrarem que não atingiram os objetivos desejados devem ser reavaliados, em busca de oportunidades de melhoria.
Leia mais: Como organizar os processos de uma empresa e conquistar a satisfação dos clientes
Análise e modelagem de processos
Existem duas etapas que merecem um pouco mais da nossa atenção neste artigo. Estamos falando da análise e modelagem de processos de negócio.
Peter Drucker, professor considerado o pai da administração moderna, sugeriu uma metodologia muito interessante para identificar e analisar os processos de um negócio e, a partir disso, fazer a modelagem.
O método consiste basicamente em responder a 5 perguntas:
1 – Qual é a nossa missão?
Ou seja, qual a razão pela qual a sua empresa existe? Sem definir isso com clareza, dificilmente será possível estabelecer os processos necessários para que essa missão seja cumprida.
2- Quem é nosso cliente?
Se não há cliente, não há empresa. Logo, é fundamental ter sempre em mente quem são aqueles aos quais seus produtos ou serviços são destinados.
Responder essa pergunta é importante para saber quais processos impactam mais no valor percebido pelos clientes.
3 – O que o cliente valoriza?
Entender os aspectos que o seu cliente mais valoriza é importante para que se possa criar processos que atendem plenamente a essas expectativas e necessidades
4- Quais são os nossos resultados?
Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são excelentes ferramenta para responder a essa quarta pergunta de Peter Drucker. Aqui o objetivo é descobrir quais processos não estão obtendo os resultados esperados.
5 – Qual é o nosso plano?
Ao responder esta última pergunta, deve-se apontar as ações definidas pela empresa para alcançar seus objetivos estratégicos.
Gostou dessa sugestão de Peter Drucker? Então, confira este resumo:
Mapeamento e modelagem de processos
O mapeamento e modelagem de processos é a fase que sucede a identificação e a análise desses processos.
Trata-se de um desenho que se faz do fluxo de atividades que compõem um processo. O mapeamento serve para comunicar visualmente o processo e verificar se ele está fluindo de maneira produtiva.
Assim, com o mapeamento, é possível entender com maior clareza cada etapa de um processo e os caminhos percorridos de uma ponta a outra, bem como os pontos fortes e as fragilidades.
O objetivo é melhorar o desempenho geral. Portanto, na hora de fazer o mapeamento, convoque os profissionais envolvidos no processo em questão e observe de perto como as atividades são executadas.
Técnicas de modelagem de processos
Para que você possa entender mais sobre mapeamento e modelagem de processos, confira a seguir algumas técnicas de modelagem de processos que podem ser muito úteis:
1 – Matriz GUT
A matriz GUT serve para definir prioridades em relação aos processos com base em três critérios:
- Gravidade
- Urgência
- Tendência
Para cada processos deverá ser atribuída uma nota de 1 a 5 em cada um desses critérios. Após somar as notas, comece a tratar dos processos com maior pontuação.
Nem sempre é fácil entender como fazer a matriz GUT, por isso, selecionamos este vídeo da Siteware para você:
2 – Matriz BASICO
A matriz BASICO é mais detalhada que a GUT. Para priorizar os problemas e processos, são levados em consideração os seguintes critérios:
- Benefícios para a organização
- Abrangência
- Satisfação do público interno
- Investimentos necessários
- Cliente externo satisfeito
- Operacionalidade
Atribua uma nota de 1 a 5 em cada um desses critérios para processo analisado e dê prioridade no seu plano de ação para aqueles com pontuação superior.
3 – Matriz SIPOC
A matriz SIPOC (Supplier Input Process Output Customer) se mostra muito útil quando o objetivo é fazer um mapeamento completo de um processo. A partir dela é possível visualizar como funcionam cada etapa e as atividades do processo.
A matriz SIPOC propõe uma análise mais detalhada sobre as entradas e as saídas de um processo. Para isso, devem ser respondidas as seguintes perguntas:
- Quem são os fornecedores de insumos para o processo?
- Quais atividades do processo transformam entradas em saídas?
- Quais são os insumos necessários para alcançar os resultados propostos?
- Quem são os clientes do processo?
- Quais saídas são esperadas desse processo?
Vale a pena ver também: Matriz de decisão: saiba o que é e veja exemplos de aplicação
15 vantagens da modelagem de processos de negócio
- Visão compartilhada do processo, o que estimula a colaboração entre os envolvidos;
- Maior alinhamento entre os colaboradores;
- Maior sintonia entre os objetivos estratégicos da empresa e seus processos;
- Melhoria na comunicação interna;
- Conhecimento compartilhado;
- Maior clareza sobre os detalhes dos processos;
- Identificação de gargalos;
- Redução de desperdícios;
- Otimização de recursos;
- Aplicação inteligente de esforços;
- Diminuição de falhas e de retrabalhos;
- Agilidade nas tomadas de decisão;
- Antecipação de cenários, o que deixa os envolvidos no processo mais bem preparados para adversidades;
- Facilidade de integração de novos colaboradores;
- Facilidade para automatizar processos.
Se após conferir essas 15 principais vantagens da modelagem de processos de negócio você está convencido de que vale a pena implementar essa prática na sua empresa, veja a seguir 3 dicas de software de modelagem de processos que podem te ajudar nessa missão.
3 dicas de software de modelagem de processos
1 – Pipefy
O Pipefy é uma plataforma que permite padronizar a maneira com que a equipe trabalha e visualizar com transparência a produtividade de diferentes processos.
Além disso, no Pipefy você tem total controle operacional. A plataforma centraliza e mantém atualizadas todas as entregas da equipe, o garante maior fluidez e transparência.
Com o Pipefy, você pode construir e gerenciar fluxos de trabalho com mais eficiência, auxiliando na delegação de atividades e no acompanhamento do desempenho; este último é feito em tempo real. Vale a pena conferir as várias funcionalidades desse software.
Se você ficou curioso, então confira este vídeo que dá todas as dicas de como usar essa ferramenta de modelagem de processos de negócios:
2 – Trello
O Trello também é uma plataforma muito utilizada pelas organizações. Com base na metodologia Kanban, o Trello permite organizar melhor as tarefas de uma equipe e ter maior controle sobre a execução de processos.
Você pode acompanhar visualmente e em tempo real o progresso das atividades, mapeando o andamento dos processos de ponta a ponta.
A plataforma é muito intuitiva e fácil de usar.
3 – Asana
O Asana é um software que, dentre várias funções, possibilita criar listas de tarefas e compartilhá-las com os colaboradores. Além disso, você pode estruturar os fluxos de trabalho da maneira que achar melhor, definindo prioridades e prazos.
Com o Asana, é possível também acompanhar cada etapa dos processos e promover a melhoria contínua. Equipes de até 15 membros podem usar a versão gratuita dessa plataforma.
Confira também: Conheça 3 ferramentas de mapeamento de processos e as vantagens de cada uma
Exemplos de modelagem de processos com ferramentas
Se você quer ver alguns exemplos de modelagem de processos na prática, então confira o que trazemos a seguir,
Com base na ferramenta Pipefy, selecionamos 2 processos já modelados por ela, assim você pode entender melhor como funciona.
Veja!
Confira este exemplo de modelagem de um processo de vendas:
Os processos de negócios são divididos em tarefas, que seguem uma sequência lógica, assim, todos sabem quando, o que e como fazer.
Além disso, é preciso definir uma tarefa inicial e uma final, além das intermediárias. Assim, neste caso, as tarefas seguem a seguinte ordem:
- Prospecção
- Descoberta
- Envio de proposta
- Negociação para fechamento
Exemplo de um processo de onboarding de clientes
Onboarding é um processo usado para que um cliente conheça tudo que a solução de sua empresa pode oferecer a ele. É muito usado na implementação de softwares.
Dessa forma, neste caso, as tarefas da equipe foram organizadas desta forma:
- Clientes a serem iniciados no processo (a primeira coluna é um alista desses clientes, não um atarefa)
- Boas-vindas
- Implementação da solução
- Follow-up
- Conclusão
Veja mais: Exemplo de plano de melhoria de processos em 7 passos práticos e objetivos
E aí? Gostou de saber mais sobre modelagem de processos de negócio? Que tal colocar isso em prática na sua empresa?
A Setting é uma empresa de consultoria focada em resultados. Assim, usa uma metodologia sistêmica, baseada em fatos. Dessa forma, cria valor para a empresa, sempre com ética, transparência e valorizando as pessoas.
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