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Mapa de processos: o que é, para que serve, como fazer e 3 modelos para se inspirar

By 19 de março de 2020 No Comments
Mapa de processos

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Um processo pode ser definido como um conjunto de atividades executadas em sequência, com entradas e saídas, rumo a um objetivo específico.

Diferentes etapas podem compor um processo na busca por geração de valor. Por isso, tê-las bem definidas e visualmente claras ajuda a evitar erros capazes de comprometer os resultados.

Nesse sentido, um mapa de processos empresariais acaba sendo uma ferramenta muito útil.

Neste artigo, vamos explicar o que é um mapa de processos, para quê ele serve e de que maneira ele pode beneficiar o seu negócio.

Continue a leitura e confira nas próximas linhas 5 dicas de como fazer esse mapeamento e um modelo de mapa de processos para se inspirar.

Leia também: Ciclo de gerenciamento de processos: o que é, como funciona e quais benefícios esse método pode trazer para o seu negócio

O que é um mapa de processos?

O mapa de processos é uma importante ferramenta de gestão que permite às equipes de trabalho entender melhor as etapas e nuances de um processo de negócio.

Trata-se de uma representação visual dos principais aspectos de um processo, como as entradas, as saídas, os principais responsáveis, os prazos para cada etapa ser concluída, a descrição das tarefas a serem executadas, os indicadores de desempenho, etc.

Um mapa de processos descreve visualmente todo o fluxo de atividades, mostrando:

  • o que fazer,
  • quando fazer,
  • como fazer,
  • quem deve fazer.

Com essa ferramenta, é possível chegar a um resultado mais satisfatório, evitando falhas durante o percurso e também retrabalhos. Além disso, um mapeamento permite identificar gargalos e oportunidades, mitigar redundâncias e otimizar tempo, esforços e orçamento.

O mapa de processos empresariais revela o que pode ser melhorado e facilita a compreensão de todos os envolvidos em relação às suas responsabilidades e a cada etapa do processo.

A intenção do mapeamento é garantir maior eficiência e agilidade aos processos, definindo limites e prioridades.

Contar com essa representação visual que se pode também apontar quais atividades agregam mais valor e que, por isso, merecem uma atenção especial.

Além disso, o mapa de processos orienta os gestores nas tomadas de decisão, as quais passam a ser mais assertivas.

Confira em nosso blog: Ferramentas para avaliação e melhoria de processos: o trio que vai te ajudar a solucionar seus problemas de negócio

Antes de conferir nossas 5 dicas, dê uma olhada nesta aula de Marco Ferrari sobre mapeamento de processos:

5 dicas de como fazer um mapa de processos empresariais

Confira agora 5 dicas que você deve seguir na hora de fazer o mapeamento de processos da sua empresa.

1 – Defina os processos que serão mapeados

Quais processos você pretende mapear? A resposta para essa pergunta está relacionada ao grau de relevância do processo.

Ou seja, escolha mapear os processos mais relevantes e que tenham maior influência sobre o valor gerado pela empresa.

2 – Determine os envolvidos no mapeamento

Para mapear um processo, é importante contar com a ajuda de diferentes colaboradores para que se possa ter diferentes pontos de vista sobre um mesmo processo.

Isso ajuda a enriquecer o processo com detalhes e ideias pertinentes.

Sendo assim, busque envolver funcionários de diferentes setores, fornecedores e até mesmo alguns clientes. Dessa forma, o seu mapa ficará mais completo, qualificado e próximo da realidade.

3 – Estabeleça os métodos e as ferramentas de mapeamento

Nesta terceira dica, é necessário que você saiba quais métodos e ferramentas serão utilizados no mapeamento.

Dentre as principais técnicas utilizadas para mapear um processo de ponta a ponta, podemos citar:

  • Entrevistas;
  • Questionários;
  • Reuniões;
  • Observações de campo;
  • Pesquisa de dados históricos;
  • Análise de documentos;
  • Matriz SIPOC.

A escolha dos métodos mais adequados vai depender da natureza do processo e do seu objetivo.

4 – Verifique e valide o seu mapa de processo

Após finalizar a confecção do seu mapa de processo, é importante que você faça a verificação e a validação do mesmo.

A verificação consiste em conferir se não está faltando nenhum detalhe importante ou se há incongruências entre as etapas.

Já a validação significa legitimar o processo mapeado. É bater o martelo e dizer que daqui pra frente as ações deverão ser executadas conforme o mapa.

5 – Monitore o desempenho do processo

Nesta última dica, você deverá desenvolver mecanismos para monitorar o andamento e progresso do processo que você mapeou.

Esse acompanhamento é essencial para garantir a eficiência do processo e a produtividade das equipes.

Dessa forma, é possível fazer os ajustes necessários para assegurar que as tarefas sejam executadas da melhor maneira possível e que os objetivos sejam alcançados.

Por isso, mantenha seus indicadores de desempenho sempre atualizados.

Você sabe o que são indicadores de desempenho? Então, saiba mais aqui: Os 7 principais exemplos de indicadores de desempenho nas empresas para monitorar e melhorar processos

Modelo de mapa de processos

Agora que você já sabe o que é um mapa de processos e como fazer, veja a seguir alguns exemplos para se inspirar:

1 – Processo de reembolso de despesas

2 – Processo de melhoria contínua

Mapa de processos

3 – Processo de compras

Mapa de processos

Veja mais: 5 exemplos de processos de negócio e como automatizá-los

Reparou nos eventos iniciais e finais? E na sequência de tarefas? Assim, fica bem mais fácil entender um processo com ajuda desse mapa. É por isso que ele é considerado uma excelente ferramenta para gestão de processos.

Fonte das imagens: HEFLO

Saiba mais: Modelagem de processos de negócio: o que é, como fazer e principais benefícios para a sua empresa

E aí? Pronto para mapear os processos da sua empresa? Faça isso e experimente os benefícios que dessa ferramenta de gestão.

A Setting é uma consultoria de gestão empresarial com foco no cliente e na excelência, assim, ajuda sua empresa a tingir os melhores resultados. Para isso, entre outras especialidades, faz o mapeamento e a modelagem de processos, assim como seu acompanhamento e melhoria,

Implementar um escritório de gestão em sua empresa pode ser de grande benefício para os seus processos, por isso, baixe nosso e-book gratuito: Os 3 passos para implantar um escritório de gestão

Vera Maria Stuart Secaf

Author Vera Maria Stuart Secaf

Sócia e Consultora sênior, atua há mais de 20 anos na gestão em organizações de diversos portes e setores. Ministrou aulas nos cursos de pós graduação da FUPAM, FEA/USP, FGV in Company e ANBIMA. Vera é administradora de empresas com MBA na Fundação Dom Cabral e Kellogg e Master em Governança na Nova Economia pelo GoNew Economy.

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