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Gestão de reembolso corporativo: Cuidados para não se tornar um gargalo de dinheiro na sua empresa!

By 19 de fevereiro de 2019 No Comments
Gestão de reembolso corporativo

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A gestão de reembolso corporativo é necessária sempre que o negócio tem colaboradores atuando de forma externa. A fim de quitar as despesas contraídas nesses trajetos e trabalhos, e para a empresa não ter prejuízos e reembolsar corretamente, é necessário ter alguns cuidados que serão mais bem explicados ao longo deste conteúdo.

Segundo pesquisas, 15% do total do reembolso de viagens corporativas são marcados por fraudes e erros. Sendo assim, para economizar este valor, que impacta significativamente no caixa do negócio, é necessário estar atento a cada pequeno detalhe que envolve a gestão de reembolso de despesa.

10 erros comuns na gestão de reembolso de despesas

Quer ter uma gestão de reembolso corporativo eficiente? Então procure estar sempre atento a esses 10 erros e os evite no dia a dia. Com certeza a empresa sairá ganhando com tais cuidados:

1- Alçada de aprovação não existente

Para que a gestão funcione corretamente é preciso saber quem faz o que dentro do processo do reembolso. Por exemplo, quem é responsável por conferir as notas e liberar o valor para ser reembolsado pela empresa? Definir isso é indispensável para diminuir os erros.

2- Arquivamento incorreto dos comprovantes

Mais um erro comum na gestão de reembolso de despesas. Muitos funcionários perdem as notas fiscais e comprovantes durante suas viagens corporativas. Esse problema acaba por trazer prejuízos tanto para o negócio quanto para o próprio colaborador que não consegue ser ressarcido. Por isso é interessante aderir à digitalização das notas tão logo elas sejam emitidas.

3- Controle manual

Em pleno século XXI é inaceitável que empresas ainda utilizem exclusivamente controles manuais para manter sua gestão em dia. É preciso ir além, investindo e usando modernas tecnologias para minimizar as falhas e erros humanos. Que tal identificar as necessidades tecnológicas do seu negócio hoje?

4- Falta de auditoria

Mesmo que a empresa se utilize da melhor tecnologia existente para a gestão de reembolso corporativo, é importante que de tempos em tempos seja feita uma auditoria. Isso com o objetivo de verificar se os números batem e se o negócio não está sofrendo erros ou fraudes.

5- Falta de política de reembolso

Outro erro que pode trazer prejuízos para a gestão de reembolso de funcionários é a inexistência de uma política clara e bastante definida sobre o que pode e o que não pode ser reembolsado. Quais são as despesas previstas nas viagens corporativas da empresa? Esclareça!

6- Fraude na gestão de reembolso de despesas

Com a utilização de boas tecnologias é possível diminuir as fraudes que a empresa costuma estar sujeita. Mais uma vez, a digitalização de notas é uma ferramenta interessante a que recorrer. Além disso, com a definição de uma política de reembolso clara, os colaboradores terão maior, liberdade enquanto a empresa mais segurança.

7- Informações que se desencontram

O cuidado com a gestão de reembolso de despesas deve levar em conta que a necessidade de alimentar vários sistemas pode trazer erros para a empresa. Por isso, a integração é tão importante já que dessa forma é possível diminuir as falhas.

8- Má gestão dos gastos

Também é um erro comum na gestão de reembolso corporativo o simples fato de não coordenar corretamente os gastos contraídos. Se a empresa não colocar limites para os colaboradores, em um curto espaço de tempo estará fadada a pagar para trabalhar.

9- Relatórios complexos e longos

Ter inúmeros relatórios com várias informações que em nada acrescentam também não costuma ser vantajoso para a empresa. É preciso saber quais relatórios e dados realmente contribuem, eliminando o resto.

10- Não utilizar de aplicativos úteis

Ainda sobre tecnologia, é válido lembrar que hoje existem aplicativos que trazem comodidade para as palmas das mãos dos gestores e dos colaboradores. Nada melhor do que fazer uso destes recursos na hora de profissionalizar o negócio e diminuir os erros e falhas.

Evidentemente existem outros erros que diminuem a qualidade e a precisão da gestão de reembolso corporativo, entretanto esses são os principais pontos em que reparar para eliminar falhas. Repare sempre nestes erros procurando as melhores formas para evitá-los.

Para evitar os erros mais comuns da gestão de reembolso corporativo é preciso identificá-los. Por isso, aproveite para compartilhar este artigo nas suas redes sociais e permita que outras pessoas tenham cuidados redobrados no que se refere à gestão de reembolso de funcionários.

Jorge Secaf Neto

Author Jorge Secaf Neto

Sócio fundador da Setting Consultoria e Gestão Empresarial e Conselheiro Certificado IBGC, atua como Conselheiro, Consultor Sênior ou assume responsabilidade executiva (interim manager) em organizações que buscam transformação. Graduado em engenharia civil (Mackenzie), pós-graduado em engenharia de produção (Politécnica), possui formação executiva por meio de cursos de longa duração em instituições de renome no Brasil e no exterior (Fundação Dom Cabral; Kellogg; INSEAD; Harvard). Atuou como examinador do Prêmio Nacional da Qualidade por 10 ciclos e tem seus principais interesses acadêmicos e profissionais vinculados à educação executiva e à busca pela excelência em governança e gestão organizacional.

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