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Ferramentas de colaboração estão em alta: conheça 5 delas

By 10 de dezembro de 2018 No Comments
Ferramentas de colaboração

Em tempos de transformação digital, ferramentas de colaboração online são a palavra de ordem para quem busca eficiência, eficácia, produtividade e competitividade em seu negócio.

Atualmente, a tecnologia tem trazido oportunidades de otimização de processos e facilidades de gestão que, há alguns anos, eram impensáveis.

Muito disso se deve ao desenvolvimento e ao acesso cada vez mais disseminado de soluções de computação em nuvem.

Neste posts, selecionamos 5 ferramentas de colaboração online baseadas na nuvem que vão mudar o futuro do trabalho em equipe em sua empresa.

5 ferramentas de colaboração que você precisa usar em sua empresa

Não se manter atualizado sobre as últimas inovações tecnológicas é um erro que você não pode cometer. Não se iluda: a transformação digital chegou para ficar!

Os mercados estão cada vez mais acirrados e jogar fora qualquer oportunidade de tornar sua empresa mais produtiva pode significar a perda de uma vantagem competitiva.

Portanto, quem não ficar atento, permitirá que a concorrência se posicione com vantagem no mercado, com grande risco de perda de market share.

Para evitar isso, adote ou intensifique o uso dessas ferramentas de colaboração online:

1- Drives compartilhados

Drives compartilhados funcionam com a mesma simplicidade do drive de seu computador.

Você clica em um arquivo, arrasta e solta nas pastas que quiser.

Sua classificação é simples e a busca muito ágil.

No caso dos drives compartilhados, como o Google Drive, por exemplo, todos na empresa têm acesso a essas pastas. Assim, o compartilhamento de dados e a troca de informações é muito mais rápida.

E não se preocupe: você poderá ter pastas pessoais, exclusivamente suas, se quiser.

No entanto, quando se trata de um trabalho em equipe, as informações serão acessíveis para todos que precisam delas, mediante login e senha.

Dessa forma, além da agilidade, as informações são guardadas com toda segurança. E mais, você não precisa se preocupar em instalar e manter caros servidores em sua empresa, porque eles são remotos, administrados com toda competência por empresas especializadas.

Chega de fazer backup de arquivos ou de enviar a última versão daquela planilha por email: tudo está no drive, sempre com a atualização mais recente disponível para todos!

2- Documentos editáveis de forma colaborativa em tempo real

Falamos acima “daquela planilha” que todos precisam estar a par.

Quando se usa um drive compartilhado como o Google Drive, ele também conta com seus próprios documentos de texto (Google Docs), planilhas (Google Planilhas) e apresentações de slides editáveis de forma colaborativa, por meio do G Suite.

Isto é: não é preciso baixar o arquivo em sua máquina, fazer as edições e, em seguida, fazer o upload para o drive.

Os colaboradores fazem as alterações direto no documento e as edições são visualizadas em tempo real pelos demais membros da equipe,

Na verdade, é possível que mais de um colaborador edite o mesmo documento ao mesmo tempo.

“Aquela planilha”, agora está sempre em dia, porque todos têm acesso às informações e podem atualizada de onde estiverem, até de casa ou em trânsito, com dispositivos móveis, sem perda de tempo.

3- Softwares de videoconferência

Precisa reunir todos os gerentes para uma reunião, mas cada um deles está locado em uma cidade diferente?

Nada de gastar fortunas com passagens aéreas e estadia: use uma das mais práticas ferramentas colaborativas online: a videoconferência.

Atualmente esses aplicativos são muito estáveis, com alta qualidade de som e imagem, compartilhamento de tela e de arquivos e muitas outras funcionalidades que permitem que todos falem face a face, sem ter que se deslocar.

É muito mais prático, ágil e, além de tudo isso, pode reduzir custos nas empresas.

4- Você conhece o Slack?

Slack é uma das mais bem-sucedidas startups da atualidade.

Trata-se de um aplicativo de comunicação interna que ajuda equipes a trocarem informações e arquivos com muita facilidade.

Você pode definir canais por departamentos, projetos ou processos. Tudo funciona com uma interface de chat, mas os recursos são muito mais amplos.

5- Softwares como Serviços, os SaaS

Por fim, não selecionamos uma ferramenta específica, mas uma forma de disponibilizar ferramentas colaborativas online que tem se mostrado extremamente vantajosa para as empresas.

Assim, softwares de CRM, ERP, gestão financeira e até de computação gráfica são comercializados como serviços, pagos mensalmente e acessados remotamente, pela internet, de onde o usuário estiver, em casa, no trabalho ou em trânsito.

Assim, em vez de pagar um valor alto por uma licença, sua empresa dilui esse investimento em uma assinatura mensal bastante acessível.

Além disso, os planos de acesso são bem flexíveis, permitindo escalar a operação ou diminuir o investimento a qualquer tempo.

E sempre que uma nova versão ou funcionalidade do software é lançada, ele é automaticamente atualizada para os usuários, sem custo adicional.

Você usa algumas dessas tecnologias colaborativas em sua empresa? Se não, já está mais do que na hora de usar.

Este post foi escrito pela equipe da Safetec, uma empresa estabelecida no conceito de inovar a forma de trabalhar das organizações, através de soluções de computação em nuvem focadas em comunicação, colaboração e produtividade.

Jorge Secaf Neto

Author Jorge Secaf Neto

Sócio fundador da Setting Consultoria e Gestão Empresarial e Conselheiro Certificado IBGC, atua como Conselheiro, Consultor Sênior ou assume responsabilidade executiva (interim manager) em organizações que buscam transformação. Graduado em engenharia civil (Mackenzie), pós-graduado em engenharia de produção (Politécnica), possui formação executiva por meio de cursos de longa duração em instituições de renome no Brasil e no exterior (Fundação Dom Cabral; Kellogg; INSEAD; Harvard). Atuou como examinador do Prêmio Nacional da Qualidade por 10 ciclos e tem seus principais interesses acadêmicos e profissionais vinculados à educação executiva e à busca pela excelência em governança e gestão organizacional.

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