Processos

Exemplos de mapeamento de processos organizacionais: confira 4 fluxogramas prontos

By 23 de novembro de 2018 No Comments
Exemplos de mapeamento de processos organizacionais

Manter uma empresa funcionando de forma lucrativa e sustentável não é fácil.

Para entregar produtos ou serviços a um cliente final, uma série de processos são realizados em sequência. Assim, formam uma cadeia de valor, que culmina em algo valioso e que atende às necessidades de um mercado.

Mas para que as empresa obtenham o tão esperado lucro, os custo total de cada um desses processos somados deve ser menor que o valor percebido pelo cliente final em relação ao produto ou serviço oferecido.

Isso porque é esse valor percebido que determina o quanto o cliente estará disposto a pagar pela oferta da empresa ao mercado.

Nesse sentido, entender profundamente cada processo para torná-los o mais eficientes e produtivos possível é a função de todo administrador que deseja o sucesso para seu negócio.

E a metodologia usada para isso é o mapeamento de processos.

Confira neste post como fazer e alguns exemplos de mapeamento de processos organizacionais.

Veja mais: Conheça 3 ferramentas de mapeamento de processos e as vantagens de cada uma

Como mapear processos organizacionais?

Antes de apresentarmos nossos exemplos de mapeamento de processos organizacionais, é importante entender quais os passos necessários para isso, confira:

  • Determine os objetivos do processo
  • Identifique suas entradas e saídas
  • Identifique os clientes do processo
  • Descubra os limites do processo (quando começa e termina)
  • Identifique os fornecedores do processo
  • Crie o diagrama do processo detalhando cada um de seus elementos e as conexões entre eles

Veja mais  neste post de nosso blog: Como criar processos em uma empresa? Confira o passo a passo

4 exemplos de mapeamento de processos organizacionais para você se inspirar

Veja agora alguns diagramas de processos prontos, desenhados por meio da ferramenta HEFLO. Observe como foram mapeados e se inspire para mapear os processos de seu negócio.

1- Exemplo de mapeamento de processo de reembolso de despesas

Vamos começar nossos exemplos de mapeamento de processos organizacionais por um processo bem simples e com poucos elementos, o reembolso de despesas.

exemplos de mapeamento de processos organizacionais

Este é um processo em que se envolvem um solicitante, o departamento financeiro e o gestor da área do solicitante.

O processo tem início quando o solicitante pede o reembolso de uma despesa. Ele é analisado pelo departamento financeiro e encaminhado para aprovação do gestor.

Se ele negar, o processo se encerra nesse ponto. Em caso de aprovação, o financeiro faz o pagamento da despesa, envia o comprovante ao solicitante e o processo termina.

2- Exemplo de mapeamento de processo de melhoria contínua

Um dos mais importantes processos que uma empresa precisa dominar é o de melhoria contínua.

Afinal, é por meio dele que os demais processos poderão ser otimizados e automatizados, trazendo mais produtividade e eficiência para o negócio.

exemplos de mapeamento de processos organizacionais

O processo de melhoria contínua envolve a todos na empresa, no sentido de que qualquer um deve dar sugestões de melhoria. Também atuam no processo um analista de processos, o comitê de mudanças e a área de TI.

Apos receber uma sugestão de melhoria, o analista a avalia e se a considerar inadequada, explica a recusa ao solicitante e o processo se encerra por aí.

Caso a considere relevante, o analista envia a sugestão para o comitê de melhoria. Da mesma forma, se ele achar a melhoria inadequada, o processo termina neste ponto. Se não, cria-se um documento descrevendo a melhoria.

Caso ela necessita de alguma automação por parte de TI, isso é solicitado a esse departamento para que a melhoria seja realizada, antes das demais etapas do processo ocorrerem.

Caso não precise de automatização, a melhoria é comunicada às equipes que passam a adotar esse novo procedimento.

Faz-se uma aferição para se confirmar se a melhoria é mesmo e efetiva e, com isso, o processo termina.

3- Exemplo de mapeamento de processo de solicitação de materiais

Este é um  dos exemplos de processos organizacionais em que ocorre um subprocesso dentro do processo maior, além de haver uma escalação para um outro processo.

exemplos de mapeamento de processos organizacionais

Assim, além do solicitante e do almoxarifado, participa do processo também o departamento de compras, mas que realizará seus próprios procedimentos, não detalhados neste mapa do processo.

Depois de preenche uma solicitação e encaminhar ao almoxarifado, este verifica o estoque. Se o material estiver disponível, inicia-se um subprocesso para preparação dos itens, da nota de entrega, envio do material e comunicação do envio, finalizando o processo.

Caso o material esteja em falta, o solicitante é notificado sobre isso e solicita a compra do material, que será efetuada em processo paralelo, executado pelo departamento de compras.

Assim que o material se torna disponível, o subprocesso descrito acima é realizado e ao confirmar o recebimento do material, o solicitante encerra o processo.

4- Exemplo de mapeamento de processo de compras

Para finalizar nossa lista de exemplos de mapeamento de processos organizacionais trouxemos um bem mais complexo e recheado de diversos elementos, tarefas e fluxos.

O processo de compras é bastante comum nas empresas, mas necessita de uma série de tomadas de decisão e autorizações. Por isso, seu diagrama é repleto de detalhes.

exemplos de mapeamento de processos organizacionais

O processo de compras envolve o solicitante, o comprador, o gestor da área e o almoxarifado.

Se aprovada pelo gestor, o comprador faz orçamentos que também precisam ser aprovados novamente pelo gestor.

Em caso negativo, o processo se encerra.

Caso o orçamento seja aprovado, solicita-se ao fornecedor a entrega do material.

Depois da confirmação de compra, se se tratar de um serviço, é realizado junto ao solicitante, se for um produto, é enviado ao almoxarifado. Nos dois casos este é o fim do processo.

Saiba mais: O que é gestão por processos, um diferencial competitivo sustentável que toda empresa deve construir

Como você viu nesses exemplos de mapeamento de processos organizacionais, essa é um atarefa complexa e detalhada.

A Setting é uma empresa de consultoria empresarial voltada para resultados. Baseia sua atuação na valorização das pessoas e na excelência, com foco no cliente. Dentre as diversa atividades que realiza, uma delas é o mapeamento de processos.

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