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7 dicas para aumentar a produtividade no trabalho: perca menos tempo e ganhe mais qualidade

By 10 de abril de 2019 No Comments
dicas para aumentar a produtividade no trabalho

Quem é que pode afirmar com toda a certeza que, de uma carga horária de trabalho de 8 horas por dia, 8 horas são de fato produtivas?

Talvez fosse ilusório dizer isso. Afinal, quantas tarefas fazem parte de nossa rotina? E quanto ao estresse, cansaço? As interferências externas, como preocupações com a família, com a saúde? Tempo dedicado a reuniões muitas vezes desnecessárias?

Uma pesquisa de uma empresa de softwares americana, a Workfront, questionou seus 600 funcionários justamente sobre horas trabalhadas e produtividade. Com o levantamento, descobriram que apenas 39% do expediente de trabalho é de fato produtivo.

A pesquisa mostrou como o tempo acaba sendo ocupado improdutivamente. Por exemplo, 21% do tempo com reuniões, checagem de e-mails 16% e tarefas administrativas 11%.

Eles ainda classificaram “outras tarefas” ocupando 8% do tempo total do expediente. O que pode ser desde socializar até navegar na internet, ver vídeos ou redes sociais.

Confira alguns gráficos, em inglês, retirados dessa pesquisa:

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A maioria dos trabalhadores se considera mais produtiva pela manhã

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O que deixa os trabalhadores mais irritados no trabalho são colegas que falam alto e os que querem bater papo

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Se pudessem trabalhar sem interrupção, os trabalhadores acreditam que seriam mais produtivos

Bem, vários fatores podem afetar a produtividade no trabalho, mas o importante é saber os melhores hábitos para driblá-los. E encontrar maneiras de ser mais produtivo não tem tanto a ver com quantas horas trabalha em si, mas sim em como você gerencia essas horas, o seu tempo no trabalho.

Quer saber as melhores dicas para aumentar a produtividade no trabalho quando bater aquele cansaço? Separamos 7 delas para que você possa continuar apresentando bons resultados em sua rotina profissional!

Saiba mais: Como avaliar a produtividade de um funcionário: 3 métodos

7 dicas para aumentar a produtividade no trabalho

1- Faça pausas

De nada adianta forçar a produtividade se sua mente e corpo estiverem esgotados. Para evitar que isso aconteça, programe pausas curtas, principalmente em meio a tarefas longas. As pausas podem ajudar a melhorar seu humor e sua concentração no trabalho.

Dentro dessas pausas, outra dica é observar o que você fará neste período “off”. Afinal, ficar mexendo no celular ou em outra tecnologia pode não ajudar em nada na sua produtividade. Mas se você utilizar 15 minutos do seu horário de almoço, por exemplo, para dar uma volta, essa atitude pode te ajudar a aliviar o estresse, limpar a mente e recuperar o foco e a criatividade para a hora que voltar.

2- Foque em uma tarefa de cada vez

Ser multitarefa nem sempre é sinônimo de habilidade e muito menos uma das dicas para aumentar a produtividade no trabalho. Ao invés de pensar em várias coisas ao mesmo tempo, concentre-se em uma tarefa por vez. Você verá que, ao sair da multitarefa, você cumprirá suas responsabilidades mais rapidamente.

Pensar em tudo o que você tem para entregar é totalmente improdutivo e desperta uma ansiedade que não é saudável nem dentro nem fora do trabalho. Por isso, quando parar para fazer seu trabalho, concentre-se na tarefa da vez e faça o melhor que puder antes de passar para a próxima.

3- Defina pequenas metas

Você provavelmente tem grandes objetivos dentro e fora da empresa. Mas dividir esses grandes objetivos em tarefas menores é muito melhor pensando em produtividade.

Ou seja, não pense em um projeto como um projeto. Pense nele como várias tarefas que se complementam até chegar ao objetivo final. Ter essa percepção é importante para que se sinta mais seguro na hora de produzir e para que os objetivos maiores não se tornem tão assustadores.

4- Regra dos 2 minutos

Existe uma recomendação chamada de “regra dos dois minutos”, criada pelo empreendedor Steve Olenski, que auxilia na produtividade. Ela diz que se você vir uma tarefa ou ação que pode ser feita em até dois minutos, faça-a imediatamente.

Completar essa tarefa na hora vai levar menos tempo do que ter que voltar mais tarde para ela. Outro detalhe a observar é que qualquer coisa pode ser iniciada em menos de 2 minutos. Claro que você não vai concluir tudo em 120 segundos, mas começar novas metas é o primeiro passo para completá-las posteriormente.

5- Evite distrações e interrupções

Uma coisa é fazer uma pausa programada para relaxar, e outra é procrastinar as tarefas no ambiente de trabalho. Geralmente, esta segunda acontece porque há inúmeras distrações à nossa volta, como as redes sociais, os memes da internet, vídeos e colegas para conversar.

Evite as distrações e interrupções enquanto estiver concentrado em uma tarefa. Desativar as notificações do celular é mais uma das dicas para aumentar a produtividade no trabalho. Afinal, ninguém resiste àquela espiadinha quando acende um alerta na tela, não é mesmo?

6- Planeje sua rotina

Tentar planejar sua rotina é ideal para aumentar a produtividade no trabalho. Se possível, faça uma lista com as atividades que têm pela frente no dia seguinte para definir as prioridades. Você também pode começar a calcular quanto tempo gasta com cada tipo de tarefa, assim fica mais alerta para aquilo que exige mais do seu tempo.

Caso tenha muitas reuniões na agenda que considere improdutivas, tente fazê-las por telefone ou Skype para otimizar tempo. Importante decidir suas ações com base em objetivos definidos e prioridades de trabalho.

7- Entenda o seu momento e aquilo que te faz bem

A última de nossas dicas para aumentar a produtividade no trabalho envolve se conhecer melhor.

Compreender como, quando e em qual ambiente você trabalha melhor é essencial para manter bons níveis de produtividade. Por exemplo, se é uma pessoa matutina, deve organizar-se para fazer as tarefas que exigem mais criatividade ou dedicação neste horário da manhã.

Da mesma forma, você pode criar um ambiente que seja agradável para você trabalhar melhor. Que seja uma planta no escritório, uma fotografia que te remeta a algo positivo ou sentar em frente à janela. O importante é saber que cada um tem seu perfil, e nem sempre o que é ideal para um é para outro.

Confira em nosso blog: Exemplos de indicadores de produtividade: confira 8 e ponha sua empresa em ritmo acelerado

Produtividade não é trabalhar mais e sim trabalhar melhor!

Gostou dessas 7 dicas para aumentar a produtividade no trabalho? O que mais podemos dizer é exatamente o que colocamos nesta chamada final. Produtividade não é trabalhar mais, e sim trabalhar melhor.

O que significa? Que se você quer aumentar sua produtividade, deve resistir à tentação de colocar mais horas na sua rotina que provavelmente já é cheia.

Ao invés disso, facilite e focalize suas energias naquelas maneiras de trabalhar de uma maneira mais inteligente e proveitosa! Assim, além de se tornar uma pessoa mais produtiva, também terá mais satisfação profissional.

Leia também: 10 ideias práticas e efetivas para melhorar a produtividade da empresa

A Setting é uma empresa de consultoria que oferece soluções de gestão baseadas em fatos, como foco no cliente e na excelência e sempre buscando gerar valor e entregar resultados.

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Jorge Secaf Neto

Author Jorge Secaf Neto

Sócio fundador da Setting Consultoria e Gestão Empresarial e Conselheiro Certificado IBGC, atua como Conselheiro, Consultor Sênior ou assume responsabilidade executiva (interim manager) em organizações que buscam transformação. Graduado em engenharia civil (Mackenzie), pós-graduado em engenharia de produção (Politécnica), possui formação executiva por meio de cursos de longa duração em instituições de renome no Brasil e no exterior (Fundação Dom Cabral; Kellogg; INSEAD; Harvard). Atuou como examinador do Prêmio Nacional da Qualidade por 10 ciclos e tem seus principais interesses acadêmicos e profissionais vinculados à educação executiva e à busca pela excelência em governança e gestão organizacional.

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