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Ciclo de melhoria contínua: guia completo para você implementar e potencializar os resultados da sua empresa

By 21 de outubro de 2020 No Comments
Ciclo de melhoria contínua

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Melhoria contínua é uma técnica de gestão de processos de negócios que visa identificar falhas nos processos e, em seguida, descobrir a melhor maneira de eliminar esses problemas. Para isso, define os chamados KPIs, métricas para medir a eficiência de um processo. Assim, toda vez que um desses processos apresenta desvios das metas estipuladas para cada KPI, ele é analisado, corrigido e melhorado continuamente, seguindo as etapas do ciclo de melhoria contínua.

A sua empresa possui um ciclo de melhoria contínua bem estruturado?

A verdade é que a melhoria contínua é uma temática que tem despertado cada vez mais o interesse de empresas em todo o mundo.

Isso se deve principalmente ao aumento da competição no universo corporativo observado nas últimas décadas em decorrência da globalização, da transformação digital nas empresas e das mudanças no comportamento do público consumidor.

Esse, por sua vez, está mais exigente em relação às soluções que adquire e às marcas com quais escolhe se relacionar.

Mas, afinal, o que é melhoria contínua? Por que é tão importante se preocupar com esse aspecto do negócio? Com implantar essa metodologia em seu negócio?

A resposta para esses e outros questionamento você confere nas próximas linhas deste conteúdo especial.

Convidamos você a continuar a leitura para entender o conceito, a importância e como funciona o ciclo de melhoria contínua nas empresas, e suas 4 etapas:

  1. Plan – Planejar
  2. Do – Fazer
  3. Check – Checar
  4. Act – Agir

Além disso, vamos mostrar também algumas dicas de ferramentas de melhoria contínua que você pode implementar no seu modelo de negócio:

  1. DMAIC;
  2. Diagrama de processos;
  3. Kaizen.

Veja também: Ferramentas para avaliação e melhoria de processos: o trio que vai te ajudar a solucionar seus problemas de negócio

O que é melhoria contínua?

Alcançar resultados cada vez melhores é um dos principais objetivos de qualquer empresa, certo?

Para isso, é necessário estabelecer um processo de melhoria contínua. Isso significa colocar em prática uma série de ações com o intuito de melhorar a qualidade dos produtos, dos serviços e dos processos internos da organização de maneira ininterrupta. E, assim, entregar mais valor ao cliente final, utilizando a menor quantidade possível de recursos.

Ou seja, podemos definir o que é melhoria contínua como um processo cíclico, com etapas que se repetem de modo a sempre identificar e implementar oportunidades de fazer com que um processo inserido na cadeia produtiva de sua empresa se torne mais eficaz e mais eficiente. Dessa forma, entregando mais valor ao cliente final.

Leia mais: Ferramentas para avaliação e melhoria de processos: o trio que vai te ajudar a solucionar seus problemas de negócio

Você sabe como identificar os processos que precisam ser melhorados em sua empresa? Se não, então dê uma olhada nesta metodologia, sugerida por Peter Drucker:

Modelagem de processos de negócio

Por que é importante implementar um processo de melhoria contínua?

A implementação de um processo de melhoria contínua bem estruturado é importante porque, a cada novo ciclo, consegue-se propor ajustes capazes de melhorar a qualidade de algum aspecto relevante do negócio.

Por meio do ciclo de melhoria contínua, é possível:

  • ter maior controle sobre o trabalho das equipes;
  • incentivar o aprendizado com erros anteriores;
  • evitar falhas futuras;
  • identificar e estancar gargalos;
  • reduzir custos operacionais;
  • estimular a inovação e a criatividade;
  • impulsionar a produtividade;
  • aumentar a competitividade da empresa.

Como o foco do ciclo de melhoria contínua está na qualidade final, a empresa consegue entregar mais valor para seus clientes e, assim, conquistar a preferência deles perante a concorrência.

Leia também: Ações de melhorias nas empresas: confira 7 dicas infalíveis

Quais são as etapas do ciclo de melhoria contínua e como implementá-las na sua empresa

Agora que você já sabe o que é melhoria contínua e sua importância, é hora de conferirmos quais são as etapas fundamentais do ciclo de melhoria contínua.

Tomaremos como base as etapas do Ciclo PDCA, que é uma metodologia muito utilizada nas empresas para a promoção da melhoria contínua em diferentes aspectos do negócio.

Esse método foi desenvolvido na década de 1920 pelo físico norte americano  Walter Andrew Shewhart e é composto basicamente por 4 etapas:

  • Plan
  • Do
  • Check
  • Act

Confira nas próximas linhas como funciona cada etapa do ciclo de melhoria contínua PDCA.

Etapa 1 – Planejar

A primeira etapa do processo de melhoria contínua com base na metodologia PDCA é o planejamento.

Neste momento, busca-se identificar os pontos que você considera necessários melhorar no seu produto, no seu serviço, em algum procedimento interno específico, em algum departamento ou equipe etc.

A intenção aqui é desenvolver um plano de ação bem completo e detalhado, especificando as práticas que serão adotadas, os respectivos responsáveis por cada uma delas, os objetivos a serem alcançados, os prazos e os mecanismos para mensurar e acompanhar o desempenho do ciclo.

Etapa 2 – Fazer

Na segunda etapa do Ciclo PDCA de melhoria contínua, é hora de colocar a mão na massa. Ou seja, deve-se implementar as ações definidas no planejamento.

É extremamente importante que, nesta fase, todos os envolvidos estejam devidamente alinhados e capacitados para executarem suas funções e tarefas. Os colaboradores precisam estar cientes de suas responsabilidades, dos prazos a serem cumpridos e dos resultados que se espera que eles alcancem.

É necessário também manter-se atento para que não haja desvios capazes de comprometer a qualidade dos resultados.

Etapa 3 – Checar

A terceira etapa do ciclo de melhoria contínua PDCA consiste em checar o andamento das ações previstas no planejamento.

A intenção aqui é conferir a execução do plano de ação de modo a garantir que tudo ocorra de acordo com o esperado.

Além disso, é na checagem que são avaliados os resultados obtidos até então, a eficácia das ações e as necessidades de ajustes no meio do caminho.

Caso sejam identificados problemas, é importante investigar a causa-raiz de tais problemas para, então, eliminá-los e promover as melhorias desejadas.

Na maioria das vezes esta checagem é feita com ajuda de indicadores de desempenho, veja mais sobre eles neste post: Os 7 principais exemplos de indicadores de desempenho nas empresas para monitorar e melhorar processos

Etapa 4 – Agir

Encerrando o Ciclo PDCA de melhoria contínua, temos a etapa Agir. Neste momento, são tomadas as decisões de acordo com o que foi avaliado na etapa de checagem.

O objetivo desta fase do ciclo é implementar as correções necessárias e solucionar os problemas identificados.

É na quarta etapa do ciclo que são definidas e implementadas também ações de caráter preventivo a fim de evitar que os problemas se repitam futuramente.

Lembre-se de que esse é um processo cíclico. Ou seja, as etapas que citamos aqui devem se repetir continuamente para que se possa melhorar mais e mais.

Este ciclo pode ser utilizado para promover a melhoria constante de diferentes áreas e aspectos da sua empresa.

Quer mais algumas dicas de como otimizar processos? Então, dê uma olhada neste infográfico que criamos para você:

Ciclo de melhoria contínua

3 dicas de ferramentas de melhoria contínua para usar na sua empresa

Conforme pudemos conferir até aqui, para que o seu negócio possa estar sempre em evolução, promover a melhoria contínua é algo indispensável.

A busca por novas oportunidades de se tornar cada vez produtivo e competitivo deve fazer parte da cultura da sua empresa.

Para isso, existem algumas ferramentas que podem te ajudar na melhoria contínua de seus processos, produtos e outros aspectos do seu modelo de negócio. São elas:

1 – DMAIC

O primeiro item da nossa lista de ferramentas de melhoria contínua é o DMAIC. Esse acrônimo significa:

  • Definir (Define)
  • Medir (Measure)
  • Analisar (Analyze)
  • Melhorar (Improve)
  • Controlar (Control)

Com a ferramenta DMAIC, é possível aprimorar a gestão e as rotinas de trabalho, identificar oportunidades de melhoria nos processos internos, otimizar o uso dos recursos disponíveis e alavancar a produtividade.

Veja a seguir como cada uma das 5 etapas do DMAIC funcionam:

Definir

Na primeira etapa, busca-se definir quais problemas a empresa precisa resolver, bem como os objetivos que se deseja alcançar e os agentes envolvidos nesse processo.

Medir

Aqui a intenção é mensurar os problemas identificados e o impacto de cada um deles. Assim, fica mais fácil estabelecer prioridades e fazer comparações com os resultados obtidos no final do ciclo.

Nesta etapa, você vai quantificar o problema ou situação que você identificou na etapa anterior. A partir de dados e informações coletados, você terá uma noção mais clara sobre o cenário atual para, depois, estabelecer parâmetros de melhoria.

Analisar

Nesta terceira etapa, são feitas análises aprofundadas dos problemas identificados. O objetivo é chegar à causa-raiz para, então, saber que ações deverão ser tomadas para solucionar tais problemas e promover as melhorias necessárias.

Melhorar

Aqui são implementadas as ações de melhoria e enfrentamento dos problemas apontados lá na primeira etapa.

Controlar

Por fim, o desempenho das ações são monitorados de modo a evitar falhas na execução, efetuar os ajustes necessários e garantir que os resultados pretendidos se concretizem.

Veja mais sobre DEMAIC:

2 – Diagrama de processos

Outra ferramenta para promoção da melhoria contínua que você pode implementar na sua empresa é o diagrama de processo.

Por meio dessa ferramenta, é possível visualizar com mais clareza como o processo em questão funciona.

Neste diagrama, são colocadas todas as etapas do processo, do começo ao fim, suas entradas e saídas, além de seus respectivos responsáveis.

A ferramenta esquematiza visualmente todas as tarefas que precisam ser executadas no processo analisado e a ordem em que isso acontece.

Dessa forma, é possível identificar gargalos, falhas na comunicação e oportunidades de tornar esse processo mais eficiente e ágil.

Com o diagrama e monitoramento constante das etapas, fica mais fácil redesenhar os processos e otimizar os resultados.

3 – Kaizen

De origem japonesa, Kaizen significa “mudança para melhor”. Esse conceito surgiu na década de 1950, quando o Japão ainda estava se reconstruindo após a Segunda Guerra Mundial.

Hoje em dia, muitas empresas utilizam o Kaizen para promover a melhoria contínua de seus processos.

Os princípios do Kaizen são:

  • Colaboração de todos os envolvidos;
  • Transparência;
  • Eliminação de desperdícios;
  • Produzir mais com poucos recursos;
  • Foco no local onde o valor é gerado;
  • Aprender com a prática.

A Toyota, por exemplo, é uma grande adepta do Kaizen. Seus colaboradores são treinados periodicamente para executarem os processos de produção dentro de padrões estabelecidos.

Além disso, a empresa está sempre em busca de realizar suas tarefas diárias da melhor maneira possível a fim de economizar tempo e dinheiro e potencializar os resultados.

Se você quer entender tudo isso um pouco melhor, então veja no vídeo abaixo como a Toyota utiliza o Kaizen (ative a legenda em português):

Saiba mais: Conheça 3 ferramentas de mapeamento de processos e as vantagens de cada uma

E aí? Ficou claro o que é ciclo de melhoria contínua?

Para que a sua empresa consiga alcançar um desempenho cada vez mais satisfatório, implemente o ciclo de melhoria contínua.

A Setting é uma empresa de consultoria focada em resultados, por isso, usa uma metodologia sistêmica e toma decisões baseadas em fatos.

Se você deseja melhorar os processos de seu negócio, então, pode contar com a Setting. Porque com foco no cliente e na excelência, compartilhamos conhecimento com sua equipe de forma transparente, com o objetivo de alcançar as metas de sua empresa.

Um escritório de gestão pode ajudar muito na melhoria de processos, por isso, saiba mais sobre ele baixando nosso e-book gratuito: Conheça os benefícios do Escritório de Gestão e como ele pode melhorar os resultados do seu negócio

Vera Maria Stuart Secaf

Author Vera Maria Stuart Secaf

Sócia e Consultora sênior, atua há mais de 20 anos na gestão em organizações de diversos portes e setores. Ministrou aulas nos cursos de pós graduação da FUPAM, FEA/USP, FGV in Company e ANBIMA. Vera é administradora de empresas com MBA na Fundação Dom Cabral e Kellogg e Master em Governança na Nova Economia pelo GoNew Economy.

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