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O que são ferramentas de colaboração? Saiba usá-las para organizar processos e entregar +!

By 10 de junho de 2020 No Comments
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Agilidade, integração de processos e organização. Saber o que são ferramentas de colaboração é o passaporte para acessar todas as qualidades acima. Tais softwares colaborativos se baseiam em processos de armazenamento em nuvem e compartilhamento ágil para promover uma interação instantânea e segura entre usuários. 

Muitas empresas já perceberam que entender o que são ferramentas de colaboração no trabalho e como aplicá-las na rotina corporativa pode trazer inúmeros benefícios à gestão organizacional e, principalmente, à experiência do cliente. É o que mostra o relatório Zendesk de Tendências para a Experiência do Cliente em 2020

  • 70% dos clientes esperam que os times das empresas colaborem entre si;
  • 60% dos líderes reconhecem que a chave para proporcionar essa integração entre times e conquistar mais oportunidades pode ser a disponibilidade de mais ferramentas colaborativas

Quer entender melhor o que são ferramentas colaborativas e como elas podem ser usadas para integrar processos, otimizar entregas e viabilizar rotinas em novos modelos de trabalho? Então continue a leitura! 

O que são ferramentas de colaboração?

Mergulhando um pouco mais fundo no conceito de ferramentas de colaboração, podemos dizer que tratam-se de soluções digitais pautadas em tecnologias móveis, como a computação em nuvem, a telefonia e as APIs (Application Programing Interfaces — ou Interfaces de Programação de Aplicações). 

Seu objetivo principal é promover uma comunicação efetiva e integrada, seja entre membros de um time corporativo, entre colaboradores e clientes ou mesmo entre usuários de serviços. 

A forma mais popular de adoção de ferramentas colaborativas por empresas é utilizando um SaaS como centralizador das soluções. Mas o que isso significa? 

Significa que um só software é o responsável por canalizar os dados de diversas ferramentas colaborativas, criando um banco de dados integrado. 

E quais são os ganhos de uma empresa que utiliza tais recursos? São muitos, mas, em especial, mencionaremos dois: excelência na comunicação e conhecimento compartilhado

A seguir, falaremos com mais detalhes sobre os benefícios e vantagens de entender o que são ferramentas colaborativas e utilizá-las na rotina corporativa. 

Por que usar tecnologias colaborativas no dia a dia da empresa? 

Além de contribuir para uma comunicação efetiva e para uma gestão de conhecimento compartilhado, o uso das tecnologias colaborativas também traz outros ganhos relevantes para as organizações. A seguir, você conhece mais 6 benefícios deste recurso. 

  1. Gestão a vista

Se você frequenta o ambiente corporativo, certamente já ouviu a expressão acima. Ter uma “gestão a vista” é o sonho de toda organização, em especial, as de alta performance. 

O relatório Zendesk, mencionado acima, revela que equipes de alto desempenho usam até 50% mais aplicativos e integrações do que as de baixo desempenho, incluindo as ferramentas de colaboração, que aparecem entre as cinco principais aplicações com implantação planejada pelas gerências em um prazo de 12 meses. 

Com o uso de ferramentas corporativas, alcançar este objetivo torna-se mais simples. Isso porque as plataformas permitem o armazenamento de compromissos, dados, metas, tarefas e milestones de projetos. O resultado de um compartilhamento transparente de informações não pode ser outro: menos ruídos na comunicação, times com mais autonomia na tomada de decisão e uma visão global de processos. 

  1. Segurança de dados e de processos

O trabalho com dados e informações corporativas exige confiabilidade e segurança, tanto do ponto de vista do cliente interno (com relação a operações e estratégias) quanto externo (dados de clientes e transações financeiras).

Por isso, tanto quanto saber o que são ferramentas colaborativas, é importante entender como escolher tecnologias seguras. 

Um bom exemplo é o blockchain, tecnologia que permite a realização de transações seguras e criptografadas na rede, apontada como uma prioridade crítica para 53% das empresas globais em 2019. 

No caso das ferramentas colaborativas, o blockchain é utilizado como base para a execução de contratos inteligentes, por exemplo. Com dados coletados nos softwares e CRM, o blockchain cria contratos e autoriza pagamentos e transações de forma confiável e automatizada. 

  1. União de diversas forças de trabalho

Uma força de trabalho conectada por ferramentas colaborativas permite a união de diversas forças de trabalho, o que possibilita a convergência de diversas origens, experiências, habilidades e vivências. 

A possibilidade de formar times multifuncionais para resolver questões ou executar projetos é um dos diferenciais das ferramentas colaborativas. Elas permitem que, mesmo distantes geograficamente, as pessoas possam se conectar, acompanhar o trabalho dos demais membros da equipe e contribuir com ideias e sugestões. 

Tecnologias colaborativas são verdadeiras redes sociais, e possibilitam a localização de talentos para operar em determinados desafios e realizar um contínuo intercâmbio de conhecimento. 

  1. Mais produtividade

Comunicação horizontalizada, visão global do processo, autonomia na tomada de decisões…se colocarmos todas estas variáveis em uma equação, fica fácil entender como o resultado da adoção de ferramentas colaborativas pode gerar mais produtividade, não é mesmo? 

De acordo com a empresa de consultoria Deloitte, quando funcionários colaboram em uma empresa, tornam-se 15% mais rápidos, 73% trabalham melhor, 60% são mais inovadores e 56% se sentem mais satisfeitos

  1. Economia de recursos

Por último, não poderíamos deixar de mencionar o impacto financeiro da adoção de ferramentas colaborativas. 

Pacotes que reúnem diversas ferramentas e já oferecem a integração entre elas, via de regra, representam economias a médio e longo prazo para as organizações. 

Em primeiro lugar, porque poupam investimentos posteriores em integração e compatibilização de sistemas (caso as aquisições sejam feitas separadamente). 

Além disso, ferramentas específicas, como:

  • murais de tarefas colaborativos, como o Trello;
  • aplicações de comunicação interna, como o Slack;
  • extensões e automações de suporte ao cliente, como o Complemento Colaboração, da Zendesk;
  • e softwares de videoconferência e reuniões online

eliminam a necessidade de encontros presenciais, possibilitando a manutenção de regimes remotos de trabalho e a economia de gastos com transporte e logística de reuniões e encontros.

Trabalho remoto e tecnologias colaborativas: parceria de sucesso

A transformação digital desperta uma série de questionamentos sobre a viabilidade do trabalho remoto há alguns anos, mas, recentemente, o tema ganhou nova dimensão face à pandemia global da COVID-19

Diante da existência de um vírus altamente contagioso e das recomendações de órgãos mundiais de saúde, o isolamento social se tornou a única saída para inúmeras empresas que ainda não haviam experimentado o modelo e, por isso, guardavam uma série de ressalvas sobre seu sucesso. 

O fato é que a existência de tecnologias como as ferramentas colaborativas contribui positivamente para a sustentação de novos modelos de trabalho. Isso porque permite a interação entre equipes de forma independente de qualquer barreira física e estimula processos contributivos mesmo a distância. 

E o impacto da funcionalidade do novo modelo de trabalho deve ser sentido mesmo após a estabilização da crise: estudos da FGV apostam em um crescimento de 30% do trabalho remoto nas organizações, que devem adotá-lo como prática mesmo após a pandemia

Quer entender um pouco melhor sobre como deve funcionar a Gestão de mudança em tempos de home office? Então ouça este webinar sobre o tema! 

Diante de dados como esse, entender o que são ferramentas colaborativas pode colocar sua empresa à frente na corrida pela adaptação às novas formas de trabalho eminentes. 

Aproveite o fim desta leitura para visitar o site da Zendesk e conhecer um pouco mais sobre nossas soluções para tornar o trabalho corporativo (remoto ou presencial) mais fluido e efetivo! 

Este artigo foi escrito por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM da Zendesk.

Jorge Secaf Neto

Author Jorge Secaf Neto

Sócio fundador da Setting e Conselheiro Certificado IBGC, atua como Conselheiro, Consultor Sênior ou assume responsabilidade executiva (interim manager) em organizações que buscam transformação. Graduado em engenharia civil (Mackenzie), pós-graduado em engenharia de produção (Politécnica), possui formação executiva por meio de cursos de longa duração em instituições de renome no Brasil e no exterior (Fundação Dom Cabral; Kellogg; INSEAD; Harvard). Atuou como examinador do Prêmio Nacional da Qualidade por 10 ciclos e tem seus principais interesses acadêmicos e profissionais vinculados à educação executiva e à busca pela excelência em governança e gestão organizacional.

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