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Encontrar bons prestadores de serviços requer tanto planejamento e dedicação quanto para formar uma cadeia de suprimentos confiável, lucrativa e segura. Por isso, hoje vamos abordar de maneira destacada a homologação de fornecedores de serviços.

Muitas áreas dentro de uma empresa podem ser terceirizadas, por se tratar de atividades-meio, que não estão diretamente ligadas à operação, ou seja, não compensa manter uma equipe especializada e ainda ter de arcar com toda sua gestão.

Além de seguir as normas vigentes na lei da terceirização, também é importante tomar alguns cuidados no processo de qualificação de fornecedores de serviços, uma vez que eles podem afetar o ambiente e o desempenho dos seus colaboradores. Isso sem mencionar possíveis danos reputacionais.

A exemplo disso, temos o recente caso do Carrefour, onde seguranças terceirizados, acusados de racismo, agrediram e assassinaram um homem em uma das unidades da rede. Como resultado, a marca foi alvo de protestos, ataques e boicotes por todo o país.

Veja como realizar a gestão de riscos adequadamente também na homologação de prestadores de serviços e tenha total segurança no seu relacionamento com colaboradores terceirizados. Boa leitura.

Principais áreas onde atuam fornecedores de serviços

De início, precisamos estabelecer quais são as principais áreas onde as empresas precisam contratar fornecedores de serviços. Essa questão é importante pela questão da segmentação no processo de homologação de fornecedores.

Para evitar erros na gestão de risco, devemos analisar o fornecedor de acordo com a necessidade da operação empresarial que ele atende. O mesmo vale quanto a fornecedores de serviços nos diferentes setores de uma empresa, onde temos principalmente:

  • Equipe de limpeza;
  • Equipe de segurança e vigilância;
  • Manutenção de equipamentos;
  • Profissionais de construção, eletricistas e encanadores;
  • Operação de refeitório;
  • Coleta de lixo e rejeitos.

Como podemos observar, existem diferentes qualificações que devem ser cumpridas pelos prestadores de serviços, resultando em diferentes regras para a avaliação que resulta na homologação de fornecedores.

Por exemplo, em todos os casos, o respeito às normas trabalhistas pela empresa terceirizada é essencial

Junto disso, no caso de serviços envolvendo a coleta de rejeitos de produção, temos a questão da insalubridade, risco de intoxicação e o Compliance de sustentabilidade, já que o destino dado ao lixo precisa ser adequado para não prejudicar o meio ambiente.

Equipes de manutenção também merecem atenção especial, sobretudo em maquinário pesado com alto risco de acidentes. Verificar se a empresa fornecedora do serviço disponibiliza e exige o uso de EPI, equipamentos de proteção individual, é uma questão básica, mas que pode trazer consequências para a contratante, caso seja negligenciada.

De modo geral, com a tendência por técnicas como o Lean Procurement, onde todas as tarefas que não trazem valor para a empresa acabam terceirizadas, cada vez mais áreas são executadas por uma equipe externa.

Veja a seguir algumas dicas de como executar a homologação de fornecedores de serviços com agilidade, eficiência e segurança na gestão de riscos.

Como fazer a homologação de fornecedores de serviços

Podemos conduzir o processo de homologação de fornecedores de serviços de maneira similar a qualquer outro, ou seja, usando como base as etapas de Segmentação, Qualificação e Homologação.

Segmentação

O primeiro passo para a homologação de fornecedores de serviços é a análise de Compliance e governança corporativa, segmentada pela área de atuação da empresa terceirizada, determinando dessa forma os documentos e certificações que precisam ser coletados para avaliação do setor de compras.

Entre as subcategorias em destaque, especialmente para a homologação de fornecedores de serviços, temos:

Compliance fiscal

Informações de registro da empresa são determinantes para sua homologação como prestador de serviço. Contrato social, CNPJ, Inscrição Municipal ou Estadual, Alvará e outros dados que comprovem a atuação regular da empresa.

Vale destacar que ela precisa estar regularizada especialmente para a atividade que seria terceirizada à empresa contratante.

Compliance trabalhista

O risco causado por falhas em Compliance trabalhista é elevado, pois pode provocar responsabilidade subsidiária, e ainda prejudicar a imagem da empresa contratante. Durante a análise inicial, é ideal solicitar documentos como Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, Certificado de Regularidade do FGTS, informações de processos trabalhistas e outros.

Para entender o conceito de responsabilidade subsidiária na terceirização, assista o vídeo a seguir:

 Depois da homologação do fornecedor de serviço, para formalizar a contratação, é recomendado ainda pedir documentos sobre os colaboradores da empresa terceirizada que serão acionados para operar na contratante, monitorando sua situação.

Compliance de saúde e segurança

É importante conferir se o fornecedor de serviço realiza treinamentos de segurança, prevenção de riscos e dispõe de comissões voltadas a garantir a saúde e proteção dos seus colaboradores. Essas práticas garantem maior segurança para aqueles que foram mobilizados para a empresa contratante, significando menor risco para ela.

Outros fatores importantes

Além dos itens acima, a segmentação da análise de Compliance também precisa observar pontos adicionais, como:

  • Órgãos regulamentadores: é o caso de atividades como advogados e engenheiros, que devem estar registrados nos órgãos que regulamentam a profissão, no caso a OAB e o CREA, respectivamente;
  • Responsabilidade social: a empresa terceirizada deve, idealmente, contar com programas que promovam o desenvolvimento social e sustentável;
  • Operacional: aqui temos o cumprimento às normas regulamentadoras trabalhistas (NR), como a NR-35, que dispõe sobre o trabalho em altura, entre outras.

Independente da área para a qual se está conduzindo o processo de homologação de fornecedores de serviços, seja construção civil, vigilância, manutenção ou qualquer outra, essas análises fazem parte das boas práticas da gestão de risco.

Qualificação

Na etapa seguinte, temos a qualificação de fornecedores de serviço. Nessa etapa, iremos acrescentar aos dados coletados na consulta pública, documentos privados, solicitados ao potencial parceiro comercial.

Reunido todo o material relevante, deve-se avaliar como a empresa terceirizada se sai nos seguintes critérios:

  • Tempo de resposta;
  • Desempenho dos colaboradores;
  • Respeito às normas da empresa contratante;
  • Eficiência;
  • Boa margem e preço justo;
  • Comunicação facilitada;
  • Padrão de qualidade;
  • Manutenção do Compliance.

Homologação

Para finalizar, temos a homologação de fornecedores de serviços em si, onde o departamento responsável deve dispor de uma lista com candidatos aptos, ou seja, que atendem todos os critérios e apresentam conformidade às práticas e normas vigentes.

Agora, o importante é prosseguir com a negociação e fechamento do contrato, sempre lembrando de continuar o monitoramento dos fornecedores em relação ao Compliance e a performance entregue.

Conclusão

Analisando as etapas apresentadas, vemos que o processo de homologação de fornecedores de serviços é bem similar aos fornecedores da cadeia de suprimentos. Conduzida pelas políticas da gestão de risco e com um departamento de compras bem estruturado, a gestão empresarial deve priorizar aquele que dispõe do melhor custo-benefício.

Uma empresa que se envolve frequentemente em disputas trabalhistas, negligencia a capacitação de seus colaboradores e não apresenta uma reputação bem cuidada, devem ser evitadas, já que elas afetam diretamente o padrão de qualidade e até mesmo a rotina dos seus próprios colaboradores.

Fique atento e conduza a homologação de prestadores de serviço com eficiência e atenção!

Artigo escrito pela Linkana, empresa referência na análise pública automatizada de Compliance e governança corporativa do processo de homologação de fornecedores.

Flavia Secaf

Flavia Secaf

Sócia, Consultora e Coach, Flavia Stuart Secaf especialista em psicologia clínica, psicologia da educação e gestão empresarial, atuou em instituições públicas e privadas como consultora, orientadora e avaliadora educacional. Psicóloga clínica pela PUC-SP e Coach Executiva e Life Coach pelo ICI - Integrated Coaching Institute.

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