A prestação de contas referente aos deslocamentos de equipes de serviços externos ou de viagens corporativas é um ponto sensível para muitos gestores financeiros. Quando a gestão desse processo apresenta falhas, a empresa fica vulnerável à ocorrência de fraudes e irregularidades.
Segundo a consultoria Hands On Solution, pequenos desvios feitos pelos funcionários causam perda de cerca de 8% do faturamento anual das empresas.
Evitar esse tipo de problema e, também, problemas fiscais e contábeis exige que a sua empresa tenha um processo de prestação de contas de reembolso corporativo bem articulado. Mas, conseguir chegar em uma estrutura eficiente para seu negócio não é nenhum desafio impossível. Confira nossas dicas e comece a colocar ordem na casa imediatamente!
Informe-se sobre a legislação
As exigências legislativas sobre a gestão financeira podem variar de acordo com o tipo de empresa, regime contábil, entre outros aspectos. Assim, o primeiro passo para conseguir aprimorar seu controle financeiro é conhecer a fundo as exigências legais referentes à prestação de contas e obrigações tributárias e fiscais.
A legislação trabalhista, porém, aborda as questões de reembolso de despesas de maneira superficial, não oferecendo muito respaldo para proteção judicial. Por isso, você deve garantir que o acordo entre sua empresa e seus funcionários trate sobre o assunto de forma mais aprofundada.
Formalize o processo de reembolso. Certifique-se de abranger todas as condições e diretrizes, como adiantamento e pagamento de diárias de viagem na sua empresa. Desta forma, você garantirá tanto a segurança do seu negócio, quanto dos seus colaboradores.
Uma dica é pedir o auxílio da sua equipe jurídica para não correr o risco de deixar algum requisito de lado. Caso você não possua um departamento dedicado exclusivamente às questões jurídicas, você pode recorrer ao seu contador, ou ainda criar uma rotina de conferência dos portais jurídicos oficiais, como por exemplo o diário oficial.
Mantenha o foco no planejamento estratégico
Quando o assunto é otimização da prestação de contas da empresa, projetar o futuro é uma ótima maneira de analisar melhor o cenário atual, manter a organização e ficar alerta para eventuais contratempos, como gastos extras inesperados.
Nesse sentido a gestão financeira e o planejamento estratégico devem andar juntos. Assim, todas as atividades relacionadas à gestão de custos e despesas e ao controle financeiro devem estar alinhadas às metas do planejamento estratégico.
Para isso, independente do tamanho da organização, é fundamental trabalhar com orçamentos. Fazer um orçamento nada mais é do que criar uma estrutura com todos os gastos previstos para realizar uma atividade. Assim, se algo fugir do controle, fica mais fácil identificar o problema.
Uma dica é criar uma planilha contendo os dados essenciais para a prestação de contas. Custos com transportes e refeições, período em que o funcionário esteve em trânsito e qual foi seu destino, são algumas das informações que você deve registrar na planilha.
O ideal é que a instituição tenha um funcionário responsável, ou mesmo um time, para cuidar desse assunto. Assim, ficará mais claro para o colaborador de que forma e para quem deve apresentar todos os comprovantes de gastos.
Criar um fluxo de aprovação pode facilitar e simplificar todo o processo. Porém, tome cuidado para não o transformar em uma “via sacra”. O ideal é que o nível hierárquico do fluxo de aprovação envolva o gestor da área solicitante, alguém de Compras e, também, do Financeiro, por exemplo.
Desenvolva uma Política de Reembolso de Despesas
Como dissemos anteriormente, a falta de respaldo jurídico sobre reembolso de despesas de funcionários torna imprescindível que você construa um documento formalizando as diretrizes do processo dentro da sua empresa. Além disso, estruturar sua política de reembolso é um fator crucial para otimizar a prestação de contas da empresa.
A política irá garantir que o processo ocorra de maneira mais justa e eficiente, além de ajudar a melhorar a gestão das despesas de viagem e evitar fraudes e irregularidades no processo.
Vale destacar que formalizar é diferente de burocratizar e engessar um processo.
Agora é a hora de definir alguns quesitos essenciais como os valores mínimos e máximos que podem ser desembolsados, quais as datas limite para a entrega das notas fiscais e que tipos de comprovante serão aceitos.
Não se esqueça de utilizar o orçamento que você desenvolveu previamente como base para estabelecer os limites para as despesas de viagem, por exemplo. Uma dica é construir um mapa que contenha os colaboradores que mais viajam, os setores em que eles estejam alocados e o histórico de viagens. Assim, fica mais fácil de construir normas que se adequem às necessidades da empresa.
Além disso, seus funcionários precisam entender claramente as normas. Para isso, você precisa buscar meios de divulgação eficientes. Uma alternativa é investir no treinamento dos funcionários, uma vez que eles criam um ótimo ambiente para se tirar dúvidas.
Com uma política bem planejada e que seja transparente para todos os colaboradores, podemos garantir que todos na empresa saberão os passos corretos para prestar contas, independente da sua origem, evitando retrabalhos desnecessários.
Caso sua empresa já tem uma política de reembolsos, nunca é demais conferir se ela está de acordo com o cenário atual da empresa.
Consulte seus funcionários
Para garantir sucesso na otimização do seu processo de prestação de contas, é necessário ouvir quem o utiliza com mais frequência. Uma pesquisa entre os colaboradores o ajuda a definir o que é necessário, o que está faltando e, também, o que precisa ser modificado ou até mesmo posto de lado.
Questione-os quanto à compatibilidade das normas determinadas na sua política interna com as situações que eles enfrentam nas viagens. As normas são suficientes? Eles se sentem amparados e confiantes para seguir a viagem? Quais as dificuldades que enfrentaram e para quais a política se mostrou insuficiente?
Além disso, seus colaboradores poderão fornecer informações valiosas para a redução dos custos das viagens a trabalho.
Se você usa a mesma política de quando sua empresa estava começando, é muito provável que ela já não seja suficiente hoje. Políticas de reembolso de despesas genéricas atendem muito bem às necessidades de pequenas empresas, porém organogramas mais complexos podem apresentar particularidades que devem estar previstas no documento.
Lembre-se, o processo de prestação de contas não deve se tornar um inconveniente na rotina dos colaboradores. Quanto menos burocracia, melhor.
Mensurar e avaliar é indispensável
Todas os processos e mudanças feitas dentro da empresa devem ser mensurados e avaliados, e isso inclui a prestação de contas. Assim, caso algum erro na prestação de contas seja identificado, é possível corrigi-lo o mais rápido possível, evitando que os problemas se agravem e se tornem enormes inconvenientes dentro da empresa no futuro.
Por isso, valide cada passo do processo de reembolsos, veja se não existem erros na política de prestação de contas e mantenha tudo registrado. É fundamental conferir absolutamente todos os reembolsos, adiantamentos, comprovantes e recibos, a fim de manter o controle sobre o processo.
Porém, para otimizar a prestação de contas, você deve ir além da mensuração dos custos apenas. É interessante que se estabeleça indicadores que avaliem o desempenho do processo. Para isso, estabeleça alguns indicadores de desempenho de acordo com os objetivos definidos para a política de reembolso de despesas.
Junto a eles, uma avaliação qualitativa é sempre importante para verificar os gargalos e o que é necessário para otimizar os processos, atividades e rotinas. A melhoria contínua não é apenas uma ideologia, ela deve acontecer sempre e ser parte da cultura da empresa, independentemente da área.
Utilize ferramentas de gestão adequadas
Por fim, e não menos importante, é fundamental utilizar ferramentas que auxiliem verdadeiramente na gestão de prestação de contas. Os processos manuais são dispendiosos e consomem muito tempo, enquanto as soluções tecnológicas são cada vez mais acessíveis e fáceis de usar.
Existem softwares de gestão e organização de processos, como o VExpenses, que permitem que a empresa automatize essas atividades e torne todo o processo mais simples para os funcionários e também para a equipe responsável. Eles também reduzem os custos de operação da equipe, permitem que seus membros foquem seus esforços em atividades mais importantes e diminuem a burocracia envolvida no processo.
Para escolher o software que melhor se encaixe para sua empresa, é importante pensar no armazenamento de dados, na integração de processos e pessoas e na sua eficiência. Uma ferramenta não é adequada se burocratizar em excesso um processo e engessá-lo.
Com esses passos, sua empresa terá um processo de prestação de contas muito mais eficiente e com o mínimo de erros.
Esse guest post foi escrito por Carolina Crumo, do time de marketing do VExpenses, plataforma de gestão de reembolso de despesas que já ajuda empresas no Brasil e América Latina a reduzirem o custo e tempo gastos no processo de reembolso de despesas de funcionários.
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