Gestão Empresarial

O que é Sistema de Gestão Integrada SGI e suas vantagens para o negócio

By 19 de junho de 2018 No Comments
O que é sistema de gestão integrada SGI

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Uma empresa é um sistema complexo em que se interligam diferentes setores e atividades que se não forem coordenadas e alinhadas podem trabalhar até de forma conflitante.

Para evitar isso, o planejamento estratégico define metas e objetivos comuns que depois são derivados em metas táticas e operacionais para cada setor da empresa.

Assim, financeiro, marketing, produção, RH, vendas e demais áreas do negócio trabalham lado a lado, com uma visão de onde a empresa quer chegar.

Mas a troca de informações e a colaboração são fundamentais para que isso funcione.

É nesse contexto que um Sistema de Gestão Integrada vem socorrer as empresas.

O que é Sistema de Gestão Integrada SGI, afinal?

É fácil entender o que é um Sistema de Gestão Integrada: trata-se de um software que integra todas as áreas da empresa, permite a troca de informações em tempo real, além de automatizar diversos processos.

Com isso, além de se liberar os colaboradores de tarefas repetitivas, tendo mais tempo para outras atividades, é possível acompanhar o desempenho dos processos por meio de indicadores tornando a gestão muito mais ágil e assertiva.

Agora que você entendeu o que é Sistema de Gestão Integrada (SGI), veja algumas de suas vantagens.

Vantagens do Sistema de Gestão Integrada

1- Agilidade nos processos e aumento da produtividade

Com a rapidez oferecida pelas plataformas digitais e a integração da tecnologia em praticamente todas as atividades diárias, na rotina de trabalho na empresa é bem mais ágil, mais colaborativa e com menos erros.

Atividades burocráticas e repetitivas que ocupavam muito tempo dos funcionários agora funcionam integradas e com a vantagem de operar por meio de um único sistema.

Empresas que contam com o Sistema de Gestão Integrada trabalham com dados precisos sobre os principais setores, o que torna o ambiente mais competitivo frente à concorrência.

2- Comunicação eficiente em todos os departamentos

Ocorre a integração sistêmica de todos os processos da empresa, o que facilita muito a troca de informação entre setores.

Quando se quer entender o que é Sistema de Gestão Integrada (SGI) é preciso ter em mente que as principais atividades são executadas por meio do sistema e as informações e indicadores de desempenho são atualizados em tempo real, para acompanhamento dos gestores, além de estarem disponíveis para todos os setores.

Como exemplo, a área de vendas tem acesso ao panorama geral do estoque, assim como o RH às informações necessárias sobre o setor financeiro, para definir faixas salariais, por exemplo.

3. Segurança das informações

A partir do momento em que todos os registros são automatizados e inseridos no sistema, as chances de manipulação ou perda de dados diminuem.

Os erros são minimizados, afinal o que é um Sistema de Gestão Integrada se não uma maneira de conseguir uma comunicação eficiente e segura entre todos os setores da empresa?

Como não existe mais uma diversidade de sistemas e bancos de dados, é muito mais fácil zelar pela segurança dos dados, integrados em um única plataforma e sem duplicidade entradas ou informações conflitantes.

4- Auxílio na tomada de decisão

Ao ter todas as informações que necessita disponíveis em tempo real, os gestores podem se municiar delas para tomar decisões de forma ágil e assertiva.

Isso vale tanto para resolver problemas pontuais da operação, detectando desvios e fazendo os ajustes rapidamente, quanto para a melhoria de processos.

Com as informações de desempenho e KPI dos processos em mãos, os gestores podem detectar oportunidades de melhoria e procurar maneiras de serem cada vez mais eficientes em suas áreas.

Além disso, o planejamento estratégico se baseará em dados e informações confiáveis e bastante completas, facilitando a definição das metas e objetivos da empresa e a tomada de decisão por parte dos altos executivos da empresa.

5- Redução de custos

Quando se leva em conta o que é Sistema de Gestão Integrada, muitos acreditam que a redução de custos na empresa se dá pelo fato de muitas tarefas repetitivas deixarem de ser executadas por funcionários e passarem a ser automatizadas, mas essa é apenas uma parcela da redução de custos.

Na verdade o que ocorre é que acontecem menos erros, desperdícios, atrasos e refações.

Além disso, os funcionários que deixaram de se ocupar dessas tarefas passam a se dedicar a atividades mais estratégicas e que agregam mais valor ao negócio.

Por fim, ao se integrar todos os sistemas em uma única plataforma, sua manutenção e gerenciamento se dará de forma muito mais barata do que quando a empresa era gerenciada por uma variedade de softwares que, além disso, precisam de interfaces de integração, muitas vezes complexas de se operar.

Portanto, a redução de custos se dá em diferentes esferas, não apenas na substituição de mão de obra.

6- Padronização de processos

Como as áreas passam a trabalhar de forma integrada, a troca de informações precisa ser feita de maneira uniforme.

Os mesmos KPIs passam a ser usados em áreas diferentes e processos que são recorrentes em diferentes setores passam a ser realizados da mesma forma, facilitando também o treinamento.

Veja também em nosso blog: Visão estratégica de uma empresa: Equilíbrio entre Curto e Longo prazo

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Jorge Secaf Neto

Author Jorge Secaf Neto

Sócio fundador da Setting Consultoria e Gestão Empresarial e Conselheiro Certificado IBGC, atua como Conselheiro, Consultor Sênior ou assume responsabilidade executiva (interim manager) em organizações que buscam transformação. Graduado em engenharia civil (Mackenzie), pós-graduado em engenharia de produção (Politécnica), possui formação executiva por meio de cursos de longa duração em instituições de renome no Brasil e no exterior (Fundação Dom Cabral; Kellogg; INSEAD; Harvard). Atuou como examinador do Prêmio Nacional da Qualidade por 10 ciclos e tem seus principais interesses acadêmicos e profissionais vinculados à educação executiva e à busca pela excelência em governança e gestão organizacional.

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