Gestão Empresarial

O que são ferramentas de tomada de decisão?

By 1 de junho de 2018 No Comments
Ferramentas de tomada de decisão

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A tomada de decisões em uma empresa nem sempre é um processo tranquilo, não é verdade? A responsabilidade pesa sobre o tomador de decisão que, por isso, deve se cercar das melhores práticas, para que possa decidir com confiança e assertividade.

Nesse contexto, o processo de tomada de decisão dentro de uma empresa segue aspectos racionais, analíticos, emocionais e de temperamento pessoal com uma boa dose de intuição, também.

Um grande inimigo é o tempo, que é sempre curto e traz com ele a pressão.

O tomador de decisão não precisa seguir uma personalidade ideal desenhada para um bom líder, afinal, cada um tem um jeito peculiar de ser e cada empresa possui valores e necessidades diferentes.

As ferramentas de tomada de decisão ajudam a enxergar um panorama completo da situação atual da empresa, através de informações, tabelas, relatórios e outros recursos e servem de apoio para os gestores que têm essa grande responsabilidade em mãos.

Os dados corretos e de fontes confiáveis são extremamente importantes para guiar o processo decisório e corrigir eventuais falhas, potencializando o que está dando certo.

Neste post você vai entender o que é tomada de decisão, como tomar uma decisão e conhecer também as principais ferramentas de tomada de decisão.

Leia também: 9 exemplos de tomada de decisão nas empresas e o passo a passo para não errar na escolha

O  que é tomada de decisão, afinal?

É fácil entender o que é tomada de decisão, confira esta definição:

A tomada de decisão é um processo cognitivo que envolve tanto a razão quanto a emoção dos sujeitos. Trata-se de escolher a melhor opção entre várias alternativas.

Portanto, para saber como tomar uma decisão você deverá ponderar tanto fatores emocionais quanto racionais. Além disso, deverá listar uma série de alternativas e escolher a ideal para o problema que quer resolver.

Ficou claro para você o que é tomada de decisão? Então, veja agora como tomar uma decisão!

Confira também: Qual é o mindset ideal para nortear o processo de tomada de decisão?

Como tomar uma decisão?

Antes de conhecer as ferramentas de tomada de decisão, é importante que você entenda as etapas que deve percorrer para a tomada de decisões em uma empresa.

Assim, seguindo este passo a passo, você conseguirá organizar suas ideias com mais clareza e verá como tomar uma decisão pode ser um processo bastante objetivo, se realizado da forma correta.

1- Defina o qual é o problema a ser resolvido

O que, afinal, será tema de uma decisão?

Defina claramente, de preferência na forma de uma pergunta, o problema que precisa ser solucionado.

Nem sempre um problema é uma coisa ruim.

Por exemplo, pode ser uma oportunidade de investimento em TI você precisa decidir qual a marca dos novos computadores da empresa.

Assim, pense em perguntas como estas:

  • Que marca de computador comprar para nossa empresa?
  • Como reduzir os custos do negócio sem afetar a qualidade dos produtos?
  • Quantas filiais abrir este ano?
  • Devemos terceirizar o setor de tecnologia de informação da empresa?

2- liste possíveis soluções; dados podem ajudar

Colete dados sobre o problema, analise seus números e indicadores de desempenho, entreviste envolvidos no problema, observe a operação, colete documentos e até mesmo faça pesquisas internas, por meio de formulários online.

Reúna todas as informações que puder e, em seguida, liste as possíveis soluções que essas informações ajudaram você a definir.

3- Avalie as alternativas

Defina critérios como custo, tempo de implantação, qualidade, facilidade de uso e de treinamento, manutenção e outros.

Em seguida, avalie como cada um desses fatores afetam cada uma das soluções listadas.

Pontue e verifique os prós e contras de cada uma para ter um quadro geral de tudo que possa ser feito para resolver o problema

4- Tome a decisão: escolha uma alternativas

Depois de ter mergulhado a fundo em todas as alternativas e saber bastante sobre elas, você terá mais condições de tomar uma decisão.

Pense de forma macro. Isto é: como a alternativa escolhida vai afetar as diversas áreas da empresa. Focar apenas no departamento que está diretamente ligado à solução pode ser um grave erro.

Pese cada detalhe e tente prever, em curto, médio e longo prazos como a empresa será impactada pelo uso da solução escolhida.

Lembre-se: a tomada de decisões na empresa não precisa ser solitária. Se tiver tempo, peça a opinião de especialistas e de integrantes que podem ser diretamente afetados pela escolha.

Por fim, tome a deciusão. E tenha o cuidado de fazer isso a tempo. Protelar uma decisão sempre é uma decisão errada!

5- Implemente a alternativa escolhida

A implementação da alternativa escolhida é tão importante quanto a tomada de decisão em si.

Para isso, crie um plano de ação definindo responsabilidades, datas de entregas, objetivos, recursos necessários e outros pontos importantes.

Para isso, você pode usar a matriz 5W2H. Tratam-se das iniciais de 5 perguntas em inglês que vão te ajudar a definir com muita objetividade todos os detalhes do plano de ação.

Confira quais são essas perguntas e responda-as com cuidado:

  1. What? = O quê?
  2. Why? = Por quê?
  3. Where? = Onde?
  4. When? = Quando?
  5. Who? = Quem?
  6. How? = Como?
  7. How much? = Quanto?

Confira este template criado pela HEFLO e use para criar seu plano de ação:

tipos de planejamento estratégico

6- Acompanhe os resultados e faça ajustes se necessário

Depois da decisão tomada e implementada, você deve acompanhar os resultados para poder se certificar de que realmente tomou a decisão correta.

Verifique indicadores de desempenho e caso a performance esteja aquém do esperado, não tenha medo de fazer ajustes na decisão.

É claro que isso deve ser feito com todo cuidado é só depois de realmente se certificar de que as coisas não estão indo como esperado.

Avalia o impacto da mudança de rumo e se não será muito custosa, demorada ou prejudicial para o negócio.

No caso de pequenos ajustes, sem grandes impactos, faça-os rapidamente. Lembre-se, em ambos os casos, de justificar as mudanças diante da equipe com dados e fatos concretos que justifiquem a mudança ou o ajuste em sua decisão.

Lembre-se: é melhor mudar de ideia e vencer do que persistir no erro e falhar.

Benefícios de tomar decisões com base em dados

  • A utilização das ferramentas de tomada de decisão impacta diretamente na forma do gestor agir antes de dar o próximo passo em qualquer situação dentro da empresa.
  • Além de colaborar para o efetivo desenvolvimento de uma organização, as ferramentas de tomada de decisão permitem aos administradores de negócios:
  • Acesso a informações para a tomada de decisão mais completas e transparentes ​​para o andamento dos projetos;
  • Ao tomar decisões com base em relatórios confiáveis, será possível saber exatamente quanto vai gastar, sem precisar arriscar a empresa com despesas excessivas;
  • Ter conhecimento de dados numéricos da empresa dará mais confiança no desenvolvimento de indicadores que vão medir cada passo do jeito que o empreendimento foi planejado;
  • A variedade de relatórios para relatar a situação da empresa, oferecerá várias opções para investir, ou, irá mostrar os principais problemas atuais que devem ser corrigidos para a continuação de novos projetos;
  • Redução drástica no tempo de tomada de decisão, pois os argumentos serão pautados e sustentados por dados reais da situação atual do negócio.

3 simples ferramentas de tomada de decisão

Separamos 3 simples e eficazes ferramentas de tomada de decisão que vão dar aquela força na hora de planejar suas próximas ações:

1 – Matriz de Decisão

A matriz de decisão funciona como uma bússola para indicar o rumo de tendências que se encaixam na realidade presente e ao que está sendo almejado na resolução do problema.

Por meio de uma ligeira análise de critério, é possível ter uma visão abrangente e lógica das coisas. E, assim, identificar pontos fortes e fracos de cada objetivo, tornando-se dessa forma uma técnica útil para a tomada de decisões.

Sua utilização é simples: basta escrever 5 ideias, dividindo-as pelos critérios de avaliação (Impacto, Esforço, Lucratividade e Visão) e depois pontuar de 1 a 5 a relevância de cada um desses critérios sobre as opções de decisão.

Some todas as notas e subtraia o valor do esforço no final. A maior pontuação na coluna TOTAL será a ideia a ser priorizada para solucionar o problema.

Veja este exemplo:

Ferramentas de tomada de decisão

Fonte: Sforweb

Leia mais: Matriz de decisão: saiba o que é e veja exemplos de aplicação

2 – Matriz GUT – Gravidade, Urgência e Tendência

A Matriz GUT é uma ferramenta de ajuda na priorização de processos.

A matriz serve para classificar cada problema que você considera relevante para sua empresa pela perspectiva da gravidade (do problema), da urgência (de resolução) e da tendência (de piorar rápida ou lentamente).

  • Gravidade: seriedade do problema e suas consequências na empresa.
  • Urgência: resolução rápida do problema para não agravá-lo.
  • Tendência: Potencial de agravamento do problema, trazendo prejuízo aos processos.

EXEMPLO:

Ferramentas de tomada de decisão

Fonte: IFSC-USP

A Matriz de risco é outra ferramenta que ajuda na tomada de decisões em uma empresa. Você a conhece? Então, confira em nosso blog: Exemplo de Matriz de Risco: o que é e como usar nos negócios

3 – Matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower é uma famosa ferramenta de tomada de decisão e recebe esse nome por causa de Dwight D. Eisenhower, presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961.

Dwight D. Eisenhower costumava gerenciar bem o seu tempo, separando suas atividades em importantes ou menos importantes e urgentes ou menos urgentes.

Existe uma frase que retrata essa postura atribuída a ele:

“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.

Utilizando essa simples ferramenta, é possível aumentar a produtividade.

É muito fácil expor as tarefas a serem executadas, pois a matriz é dividida em apenas 4 quadrantes, o que depende da urgência e importância da tarefa.

EXEMPLO:

Leia tambèm: Etapas do processo decisório: 5 passos para resolver qualquer problema de forma eficaz

Saber como tomar uma decisão é fundamental em qualquer negócio.

A Setting é uma consultoria especializada em ajudar empresas a encontrarem soluções de gestão que valorizam pessoas e a excelência, com foco nos clientes, e sempre baseadas em fatos. Assim, a tomada de decisão é mais confiável e assertiva.

Além disso, tomar decisões envolve conhecer exatamente a situação atual de sua empresa. Por isso, um diagnóstico empresarial pode ser de grande ajuda. Confira nosso e-book sobre o assunto: Por dentro de um diagnóstico empresarial

Saiba mais: Tipos de tomada de decisão na empresa: conheça os 5 principais para nunca mais errar nas suas escolhas

Jorge Secaf Neto

Author Jorge Secaf Neto

Sócio fundador da Setting Consultoria e Gestão Empresarial e Conselheiro Certificado IBGC, atua como Conselheiro, Consultor Sênior ou assume responsabilidade executiva (interim manager) em organizações que buscam transformação. Graduado em engenharia civil (Mackenzie), pós-graduado em engenharia de produção (Politécnica), possui formação executiva por meio de cursos de longa duração em instituições de renome no Brasil e no exterior (Fundação Dom Cabral; Kellogg; INSEAD; Harvard). Atuou como examinador do Prêmio Nacional da Qualidade por 10 ciclos e tem seus principais interesses acadêmicos e profissionais vinculados à educação executiva e à busca pela excelência em governança e gestão organizacional.

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