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Como implantar home office na empresa: 5 dicas para transicionar do trabalho presencial para o trabalho em casa

Como implantar home office na empresa

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Se você quer saber como implantar home office na empresa, tenha em mente que trata-se de um processo que precisa ser planejado com calma, dessa forma, o teletrabalho, como é definido, pode aumentar a produtividade dos colaboradores e diminuir gastos.

E, com certeza, você já deve ter ouvido muita gente falar na modalidade de trabalho home office. A verdade é que cada vez mais as empresas estão apostando nesse formato em busca de reduzir seus custos operacionais e melhorar a qualidade de vida de seus funcionários.

No Brasil, por exemplo, a quantidade de empresas adeptas ao modelo home office cresceu 47% nos últimos anos. Pelo menos é o que diz um levantamento feito pela Robert Half, reconhecida empresa de recrutamento.

Nesse conturbado momento em que o mundo vive devido à pandemia do novo coronavírus, muitas empresas se viram forçadas a adotar “escritório em casa” urgentemente. Isso porque uma das principais recomendações da Organização Mundial da Saúde e das autoridades públicas locais para evitar a propagação do covid-19 é evitar aglomerações e contatos físicos.

Essa doença pegou muitos empresários de surpresa e que não tiveram tempo para planejar uma transição para o modelo de home office. Se esse é o seu caso, então você está no artigo certo.

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Vamos explicar o que é trabalho home office e seus principais benefícios. Continue a leitura para conferir também vídeos selecionado e algumas dicas essenciais de como implantar home office na empresa e não perder em produtividade durante esse período de distanciamento social.

Neste post você vai conhecer os 5 passos de como implantar home office em sua empresa:

  • Elabore um planejamento de transição
  • Atente-se aos equipamentos e ferramentas necessárias
  • Tenha horários bem estabelecidos
  • Monitore o desempenho dos colaboradores
  • Faça reuniões frequentes de alinhamento

Leia também: Colaboração no trabalho: use a tecnologia como aliada!

  • Clique AQUI e confira também nosso Plano para o Comitê de Crise do Coronavírus que você pode implantar em sua empresa!

Confira nosso primeiro vídeo, com um depoimento bem pessoal do Diogo Motta, da Maquete Digital:

O que é trabalho home office?

Podemos definir o que é trabalho home office como um modelo no qual o funcionário desempenha suas funções em casa ou em algum outro espaço que não seja dentro da empresa, como os locais de coworking.

Essa modalidade é uma maneira de flexibilizar as rotinas de trabalho e dar mais autonomia para os colaboradores cumprirem suas tarefas.

Principais vantagens do trabalho home office para empresa

O trabalho home office pode oferecer uma série de vantagens para as empresas que optam por adotar esse modelo. Dentre as principais, vale a pena destacar:

  • Redução de custos operacionais;
  • Melhoria na qualidade de vida e satisfação dos colaboradores;
  • Aumento da produtividade;
  • Aumento da retenção de talentos.

Saiba mais: 10 ideias práticas e efetivas para melhorar a produtividade da empresa

Neste segundo vídeo, o Canaltech abordará os desafios do Home Office, dê uma olhada:

Como implantar home office na empresa em 5 passos

Agora que você já sabe o que é e os principais benefícios do home office, veja a seguir 5 dicas de como implantar home office na sua empresa.

1 – Elabore um planejamento de transição

A transição que a sua empresa deverá fazer do trabalho presencial para o trabalho remoto precisa ser muito bem pensada. Para isso, um planejamento pode ser bastante útil e permitirá que você usufrua as vantagens do trabalho home office para empresa.

É importante que você coloque no papel (ou em um software colaborativo) como as tarefas serão distribuídas, quem serão os responsáveis por elas, como deverão ser feitas as entregas, quais serão os canais de comunicação e com que frequência essa comunicação será feita.

A intenção é que esse planejamento sirva como um guia para que colaboradores e gestores não se sintam perdidos com essa mudança de rotina.

2 – Atente-se aos equipamentos e ferramentas necessárias

Dentro da sua empresa, você pode até contar com uma boa estrutura de equipamentos e ferramentas para que seus colaboradores exerçam suas funções. No entanto, como garantir que a qualidade do trabalho não seja prejudicada no trabalho de home office, tendo em vista que eles podem não contar com a mesma estrutura em suas respectivas residências?

Nesse sentido, não há como implantar home office na empresa se você não se atentar aos equipamentos e as ferramentas que serão utilizadas pelos colaboradores quando eles estiverem trabalhando em casa.

A começar pelo computador; será que todos os funcionários que farão home office têm computador em casa com acesso a internet?

Dependendo da natureza do trabalho a ser executado, outros equipamentos podem se fazer necessários, como webcams, headsets, impressoras etc.

A empresa que deseja implantar home office também precisa se preocupar com a comunicação e com a gestão das equipes à distância. Para isso, existem ferramentas como o Slack, o Skype, o Pipefy, o Google Drive e o We Transfer.

3 – Tenha horários bem estabelecidos

O fato de o colaborador não precisar “bater o ponto” todos os dias na empresa não o torna isento da necessidade de cumprir seus horários de trabalho.

O home office pode ser bastante tentador e cercado de distrações.

Por isso, é importante estabelecer uma jornada de trabalho para o funcionário que vai trabalhar de casa, com horários para “entrar”, para “sair” e as pausas para almoço e descanso. Assim, evitam-se atrasos nas entregas e quedas de produtividade.

4 – Monitore o desempenho dos colaboradores

Para que você implemente o modelo de “escritório em casa” na sua empresa e tenha acesso aos benefícios do home office, é de extrema importância monitorar o trabalho e os resultados dos colaboradores.

Dessa forma, não deixe de utilizar indicadores de desempenho para garantir que as metas estabelecidas sejam alcançadas.

5 – Faça reuniões frequentes de alinhamento

Mesmo à distância, é fundamental se reunir com gestores e colaboradores. Esses encontros servirão para comunicar resultados e alinhar esforços e expectativas.

Você pode, por exemplo, definir um dia da semana e um horário para fazer essas reuniões via videoconfrência.

Esse feedback é importante para que todos possam estar na mesma página, o que às vezes é difícil nesse momento de transição.

Para finalizar nossa seleção de vídeos, mitos e verdades do home office, do Código Fonte:

Essas foram as nossas 5 dicas de como implantar home office na empresa. Coloque-as em prática e mantenha a produtividade das suas equipes, mesmo de maneira remota.

Veja também: Como melhorar o clima organizacional? Descubra com 7 dicas práticas

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Vera Maria Stuart Secaf

Author Vera Maria Stuart Secaf

Sócia e Consultora sênior, atua há mais de 20 anos na gestão em organizações de diversos portes e setores. Ministrou aulas nos cursos de pós graduação da FUPAM, FEA/USP, FGV in Company e ANBIMA. Vera é administradora de empresas com MBA na Fundação Dom Cabral e Kellogg e Master em Governança na Nova Economia pelo GoNew Economy.

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