Processos

Redesenho de processos organizacionais: como saber se chegou a hora de mudar

By 6 de janeiro de 2017 No Comments
Redesenho de processos organizacionais

Processos definem o que será feito e como algo será feito. Assim, dentro de uma organização, o fluxo de atividades operacionais precisa ser desenhado para que os processos sejam executados de forma eficiente e a empresa consiga entregar valor ao cliente.

Porém, poucas organizações têm desenhado formalmente a maneira como os seus processos precisam ser executados e, quando o fazem, simplesmente “evoluem” pela simples obrigação de ter que “concluir o trabalho”.

Num mercado cada vez mais limitado e dinâmico, a necessidade de concluir um projeto ou processo é, por vezes, mais importante do que realizá-lo de forma eficiente. Assim, apesar de muitas empresas serem operacionalmente bem-sucedidas, nem sempre os seus recursos e o seu tempo estão sendo empregados da melhor forma, e a melhoria continua na empresa caba não ocorrendo.

Mas você saberia identificar qual é a hora de fazer um redesenho de processos? Bom, é isso o que veremos no post de hoje. Como identificar a “ponta do iceberg” e corrigir erros que, futuramente, podem ser irreparáveis? Para saber a resposta, acompanhe!

Quando é preciso fazer o redesenho de processos organizacionais?

Problemas de qualidade

A expectativa dos clientes em relação aos produtos e/ou serviços não está sendo alcançada? Os clientes estão reclamando sobre a qualidade inferior daquilo que estão recebendo? É hora de reavaliar os processos como um todo e identificar quais as áreas que estão resultando em um desempenho insatisfatório.

O maior problema com processos é a falta de conhecimento dos envolvidos sobre o que está sendo feito, o modo como uma ação deve ser conduzida, o que o resultado do trabalho causará na organização, bem como quais são os resultados esperados.

Sem uma boa compreensão dos objetivos da empresa, os processos continuamente vão falhar, mesmo que novos recursos sejam empregados ou uma nova tecnologia seja implementada.

A geração de valor com os processos operacionais começa quando os envolvidos sabem exatamente a importância dos valores para a organização.

E para isso, é fundamental uma avaliação da real situação da empresa, com investigação dos aspectos que precisam ser analisados de acordo com as metas de desempenho planejadas e identificação das melhorias que conduzirão a resultados esperados.

Com tais informações em mãos, é possível propor um redesenho de processos organizacionais, eliminando atividades que não agregam valor, otimizando custos e recursos e melhorando a qualidade.

Falhas na otimização

Muitos gestores aderem à chamada “zona de conforto”, ou seja, não conhecem detalhadamente os processos, mas acreditam que estejam atingindo o resultado planejado, tudo isso não necessariamente na mesma eficiência e eficácia que se espera.

Para muitos empreendedores, a otimização significa uma fragilidade de processos ou mesmo que novas adequações e melhorias podem colocar em risco o que já está funcionando. Isso é um grande equívoco!

Os processos podem ser otimizados por meio da análise e do redesenho de processos organizacionais. Muitos gestores acabam focando todos os esforços na automação das atividades acreditando que a eficácia aparecerá como num passe de mágicas, ignorando o passo mais importante, que é a “otimização do processo em si”.

Em conjunto com o redesenho de processos, a otimização passa a atuar no aperfeiçoamento e na mudança dos processos do negócio, sendo essencial na busca por alcançar resultados satisfatórios, tanto mais eficientes quanto eficazes.

Retrabalhos

Se as atividades da organização precisam ser refeitas, gerando várias execuções até que o produto final seja alcançado, é hora de analisar novamente a forma como os processos estão sendo realizados.

O retrabalho gera custos desnecessários, perda de tempo com a execução em tarefas menos importantes (o qual poderia ser aplicado em outras ações de maior prioridade), além de falhas, erros e problemas na qualidade e prazos de entrega, que impactam negativamente a expectativa do cliente.

Ao notar isso, fica claro que é hora de providenciar o redesenho de processos organizacionais.

Conhecendo as dificuldades, fragilidades e as oportunidades de melhoria, é possível reduzir os custos e o tempo do ciclo de ponta a ponta (eliminando atividades improdutivas), além de melhorar a qualidade (com a redução da fragmentação do trabalho), resultando em um claro entendimento sobre as responsabilidades de todos os envolvidos nos processos realizados.

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