Processos

Como desenhar um fluxograma de processo sem conhecimento técnico profundo?

By 9 de janeiro de 2018 No Comments
fluxograma de processo

Toda empresa utiliza processos para entregar produtos ou serviços a um cliente final.

Processos consistem de uma sequência de tarefas e procedimentos, com um imput que inicia o processo e uma saída que é a entrega que se deseja fazer a um cliente interno ou externo. Normalmente um processos é representado através do chamado fluxograma de processo.

Todos os processos da empresa sendo executados para atender aos clientes tem um custo, que inclui matérias-primas, horas de trabalho, energia e muitos outros fatores.

A soma total dos custos de cada processo do negócio deve ter um valor inferior ao valor percebido pelo cliente final, caso contrário, a empresa não terá lucro, pois o cliente se recusará a pagar mais do que foi gasto para se produzir o bem ou entregar o serviço a ele.

Veja um exemplo para entender melhor a percepção de valor pelo cliente

Uma loja de doces produz bolos em uma sequência de processos que vai de se misturar ingredientes, bater a massa e assá-la, preparar recheios e coberturas, rechear e cobrir o bolo, expor nas vitrines, embalar e entregar aos clientes, que pagam no caixa (sem falar de muitos outros processos, como a pesquisa e desenvolvimento de receitas, aquisição de ingredientes, divulgação, manutenção da loja etc.).

Digamos que o custo para produzir cada bolo e ainda remunerar o empreendedor seja de R$ 35,00, mas os clientes não enxergam esse valor no bolo, recusando-se a pagar esse preço.

Para que esse quadro seja revertido, é preciso fazer a chamada modelagem de processos, isto é: desenhá-los na forma de um fluxo de tarefas (o fluxograma de processo) para se poder visualizá-lo mais claramente.

Em seguida, faz-se a análise do processo, para se descobrir se há atrasos, ineficiências, gargalos e desperdícios.

Depois disso, parte-se para a otimização e melhoria do processo, buscando descobrir como diminuir seus custos, torná-lo mais eficiente e rápido e eliminar os problemas detectados.

No caso de nosso exemplo hipotético, uma das mudanças propostas poderia ser simplesmente acrescentar mais uma tarefa ao processo, colocando uma cereja no bolo, fazendo com que os clientes percebessem mais valor neles e aceitassem pagar um preço maior.

Mas, ao contrário desta doçaria, não é sempre tão simples desenhar o fluxograma de uma empresa.

Veja em mais detalhes o que é um fluxograma de processo e a maneira mais fácil de desenhar um para poder otmizá-lo e tornar sua empresa mais eficiente, produtiva e lucrativa.

O que é e como desenhar um fluxograma de processo

Fluxograma de processo é uma representação gráfica simplificada e esquemática que utiliza símbolos padronizados para descrever as etapas de um processo, isto é, a sequência de suas tarefas e como se relacionam entre si.

Para se desenhar um fluxograma é preciso conhecer essa simbologia e encadear as tarefas com ajuda de setas e outros conectores.

Mas, atualmente, existem programas especialmente desenvolvidos para se desenhar fluxos de processos usando notações mais completas e intuitivas, que ajudam as empresas a fazerem a otimização dos processos de forma muito mais ágil e precisa.

São os chamados softwares BPMN low code.

Mas o que é BPMN?

BPM é a sigla em inglês para Business Process Management, ou gerenciamento de processos de negócios, em português. Trata-se de uma abordagem de gestão em que se usa a análise e as informações sobre o desempenho dos processos para promover sua melhoria contínua.

E uma das ferramentas usadas para isso são os fluxogramas de processo. No entanto, eles são limitados em vários aspectos, por isso, foi desenvolvida uma nova notação para representar os processos de forma muito mais sofisticad e detalhada, chamada de BPMN Business Process Model and Notation.

Entre suas diversas vantagens está o fato de que ela é normatizada por uma instituição internacional que padroniza os símbolos e faz atualizações constantes, permitindo que consultores, gestores, clientes e donos de processos “falem a mesma língua” na hora de modelá-los e melhorá-los.

E BPMN low code, o que é?

Softwares BPMN low code são aqueles que foram criados para que pessoas que não são conhecedoras de programação nem de códigos, mas que tem uma boa noção de BPM, possam desenhar fluxos de processo com muita facilidade e de forma intuitiva.

Alguns deles usam menus interativos, tutoriais e até o famoso esquema “arrasta e solta”, o que permite que muito mais pessoas se envolvam em projetos de melhoria de processos, principalmente donos de processos e usuários, que são aqueles que podem trazer grandes contribuições, pois lidam com eles diariamente.

Portanto, se você deseja entregar um produto ou serviço com grande valor percebido por seus clientes e empregando o mínimo de recursos possível, sem deixar de atender o nível de qualidade que eles esperam, desenhar fluxogramas de processos ou usar softwares BPMN low code são ótimas alternativas.

Este artigo foi escrito pela equipe do HEFLO, um software de BPM e modelagem de processos intuitivo e baseado na nuvem.

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